Sekretesspolicy
INTEGRITETSPOLICY – HB RTS
1. Inledning
HB RTS (”vi”, ”oss”, ”vår”) åtar sig att skydda integriteten för alla besökare på vår internationella webbplats och användare av våra tjänster. Denna integritetspolicy förklarar hur vi behandlar dina personuppgifter. När det gäller denna behandling av dina personuppgifter kvalificerar sig HB RTS som ”personuppgiftsansvarig” i den mening som avses i den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”). Begreppet ”personuppgifter” omfattar all information om en identifierad eller identifierbar fysisk person.
I denna integritetspolicy informerar vi dig bland annat om användningen av dina personuppgifter och dina integritetsrättigheter. Kontakta oss gärna om du har ytterligare frågor. Våra kontaktuppgifter är:
HB RTS Holding B.V.
Fermiweg 41
3542 CB Utrecht
Nederländerna
+31 (0)30 - 78 20 979
2. Personuppgifter som vi samlar in
Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter:
Kunder
Vi kan behandla följande (kategorier av) personuppgifter från våra (potentiella) kunder och deras kontaktpersoner:
• Namn- och adressuppgifter (efternamn, förnamn, initialer, titlar, kön, adress, postnummer, befattning) som angivits av kunden.
• Övriga kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress och liknande uppgifter som behövs för kommunikation) som lämnats av kunden.
• Betalningsuppgifter, inklusive bankkontouppgifter som tillhandahålls av kunden.
• Ytterligare information, såsom kundens bransch, företagsnamn, information om kontaktpersonens arbetshistorik (t.ex. tidigare organisationer där personen har arbetat), kontaktpersonens/kontaktpersonernas kön, önskat språk för korrespondens, intresseområden, hemadress, födelsedatum, namn på make/maka/partner, hobbyer och andra personliga anteckningar som samlats in under kontakter med kundens kontaktperson/kontaktpersoner.
• Övriga uppgifter vars behandling krävs enligt eller är nödvändig för att uppfylla tillämpliga lagar eller förordningar, såsom uppgifter som tillhandahålls av kunden, erhålls från en offentlig källa såsom handelsregistret eller mottas från tillsyns- eller regleringsmyndigheter eller annan tredje part.
Leverantörer
HB RTS behandlar följande (kategorier av) personuppgifter om personer från vilka vi köper produkter eller tjänster eller som är anställda hos dessa leverantörer:
• Namn- och adressuppgifter (efternamn, förnamn, initialer, titlar, kön, adress, postnummer, ort) som tillhandahållits av leverantören (eller leverantörens kontaktpersoner).
• Övriga kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress och liknande uppgifter som behövs för kommunikation) som tillhandahålls av leverantören (eller leverantörens kontaktpersoner).
• Uppgifter för att lägga order eller köpa tjänster, beräkna och registrera ersättningar och kostnader, göra betalningar och inkassera fordringar, inklusive det bankkontonummer som tillhandahålls av leverantören (eller leverantörens kontaktpersoner).
• Övriga uppgifter från leverantörer vars behandling krävs enligt eller är nödvändig för att uppfylla tillämpliga lagar eller regler, såsom de tillhandahålls av leverantören (eller leverantörens kontaktpersoner) eller erhålls från offentliga källor såsom handelsregistret.
Sökande
HB RTS kan behandla följande (kategorier av) personuppgifter från sökande , såsom de har lämnats av dig eller din referensperson:
• Kontaktuppgifter (namn, förnamn, initialer, titlar, kön, adress, postnummer, ort).
• Övriga kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress och liknande uppgifter som behövs för kommunikation).
• Nationalitet och födelsedatum.
• Tillgänglighet, CV och arbetslivserfarenhet (kopior av examensbevis, certifikat, referensbrev), motivationsbrev och, om det är relevant för tjänsten: referenser som tillhandahållits av den sökande eller referensen.
• Uppgifter om den tjänst som sökanden har sökt, anteckningar från anställningsintervjuer och skriftlig kommunikation med sökanden.
Tredje part
Vi behandlar (kategorier av) personuppgifter från tredje part, såsom besökare på vår webbplats och referenser för jobbsökande:
• Namn- och adressuppgifter (namn, förnamn, initialer, titlar, kön, adress, postnummer, ort), i den mån dessa är kända för oss.
• Övriga kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress och liknande uppgifter som behövs för kommunikation), i den mån dessa är kända för oss.
• Information som samlas in automatiskt när du besöker vår webbplats, inklusive din IP-adress, företagsnamn identifierat via IP-igenkänning, företagsuppgifter (bransch, företagsstorlek och plats), webbläsartyp och version, enhetsuppgifter, webbplatsanvändning såsom besöksfrekvens och tidpunkter, inklusive återkommande besök och interaktionsmönster, trafikkälla (t.ex. kampanj, hänvisning eller organisk), CRM-integration (t.ex. HubSpot för uppföljning), cookies och liknande spårningstekniker (se även vår cookiepolicy).
• Uppgifter om elektroniska meddelanden från eller till tredje part och uppgifter som behövs för att upprätthålla kontakten med dessa tredje parter.
Uppgifter erhållna från tredje part
I princip erhåller vi personuppgifter direkt från de berörda personerna eller det företag där de är anställda. Dessutom kan vi erhålla personuppgifter från tredje part, nämligen:
• Offentliga företagsdatabaser, såsom Handelskammaren.
• Leadgenereringspartners.
• HB RTS-partners eller dotterbolag.
• Sociala medieplattformar när du interagerar med vårt innehåll, för närvarande LinkedIn och Facebook.
Nyhetsbrev
Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter när du prenumererar på våra nyhetsbrev :
• Ditt namn.
• Din e-postadress.
• Ditt företagsnamn.
Kameraövervakning
På våra anläggningar använder vi kameraövervakning där videoinspelningar görs och datum och tidpunkt för inspelningen registreras.
3. Lagliga grunder för behandling och syften
Vi behandlar dina personuppgifter på grundval av en eller flera av följande rättsliga grunder för behandling:
a. Om detta är nödvändigt för att fullgöra ett avtal som du är part i, eller för att på din begäran vidta åtgärder före avtalets ingående.
b. Om detta är nödvändigt för att uppfylla lagstadgade skyldigheter.
c. Om detta är nödvändigt för att tillvarata våra eller en tredje parts berättigade intressen.
d. Ditt samtycke.
När vi behandlar dina personuppgifter på grundval av ditt samtycke kommer vi att be dig om detta separat. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Vi vill påpeka att återkallandet av ditt samtycke inte påverkar lagligheten av behandlingen av dina personuppgifter före återkallandet.
Vi använder ovanstående personuppgifter för de syften som anges nedan. För varje syfte har vi angett på vilken av ovanstående rättsliga grunder (a till d) vi baserar vår behandling. Om behandlingen baseras på principen om ”berättigat intresse” förklarar vi kortfattat detta intresse. Om du har specifika frågor om detta är du självklart välkommen att kontakta oss.
• Leverera och förbättra de efterfrågade produkterna, logistiktjänsterna och RTI-relaterade tjänsterna, inklusive att upprätta och tillhandahålla offerter (a, b och c: kunna erbjuda och förbättra våra produkter och tjänster);
• För vår administration, inklusive beräkning eller registrering av ersättningar eller förmåner, intäkter och utgifter, samt betalning och indrivning av fordringar (inklusive anlitande av inkassobyråer eller kronofogdar) (a, b och c: vikten av korrekt administration);
• Att kunna hantera klagomål och tvister om våra produkter och tjänster (a, b och c: försvara rättigheter, upprätthålla och förbättra befintliga relationer genom noggrann hantering av klagomål och förbättra kvaliteten på våra produkter och tjänster);
• Hantera kundrelationer, marknadsföringsändamål och kommunikation med dig, till exempel via kontaktformuläret på vår webbplats eller via våra nyhetsbrev, inklusive marknadsföring (a, b, c: vikten av att uppmärksamma våra (potentiella) kunder på våra produkter och tjänster, d);
• Att administrera, säkra och förbättra vår webbplats, inklusive att analysera webbplatsens trafik och användarbeteende via analytiska och marknadsföringscookies (c: vikten av en säker och optimerad webbplats och ett optimerat utbud av våra produkter och tjänster, d);
• Att lägga order eller köpa tjänster (a, b och c: vårt intresse av att föra korrekt administration);
• Behandling av din ansökan (a, b, c: vårt berättigade intresse att bedöma om du är lämplig för tjänsten, och d: samtycke om du vill fortsätta att ingå i vår portfölj);
• Skydd av egendom och personer samt förebyggande av bedrägeri och missbruk (c: vikten av att garantera säkerheten för besökare, anställda och företagets tillgångar);
• Genomförande av revisioner och andra interna kontroller (a, b och c: vårt intresse av att föra korrekt bokföring);
• Att uppfylla våra lagstadgade och stadgeenliga skyldigheter (b, c: vikten av att kunna uppfylla dessa skyldigheter).
Vi använder inte personuppgifter för automatiserat beslutsfattande i den mening som avses i artikel 22 i GDPR.
4. Delning av personuppgifter
Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till tredje part (”mottagare” i den mening som avses i tillämplig dataskyddslagstiftning), såvida detta inte är nödvändigt för att korrekt uppfylla de syften som anges i denna integritetspolicy, om vi är skyldiga att göra detta enligt lag eller om du har gett ditt samtycke till detta. De tredje parter som personuppgifterna lämnas ut till är skyldiga att behandla dina personuppgifter konfidentiellt. Om dessa parter kvalificerar sig som ”behandlare” i den mening som avses i tillämplig dataskyddslagstiftning, ser vi till att ett personuppgiftsbiträdesavtal som uppfyller kraven i GDPR ingås med dessa parter. Tredje parter som tillhandahåller tjänster till oss som oberoende personuppgiftsansvariga, såsom revisorer och notarier, är själva ansvariga för (vidare) behandling av dina personuppgifter i enlighet med tillämplig integritetslagstiftning.
Vi kan dela uppgifter med:
• Dotterbolag till HB RTS.
• Logistikpartner och tjänsteleverantörer.
• IT- och molntjänstleverantörer.
• Juridiska, finansiella eller compliance-rådgivare.
• Våra rättsliga efterträdare om vi blir uppköpta eller fusioneras med ett annat företag, till exempel i händelse av konkurs, samt tredje parter som är involverade i en sådan planerad eller faktisk transaktion.
• Domstolar och myndigheter när detta är lagstadgat.
• Andra parter, såsom tillsynsmyndigheter och andra myndigheter, när detta krävs enligt lag eller när du har gett ditt samtycke till detta.
Vi säljer inte dina personuppgifter.
5. Internationell överföring av uppgifter
För att kunna leverera våra produkter och tjänster överför vi dina personuppgifter till tjänsteleverantörer utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, nämligen Storbritannien, Schweiz och USA. Överföringarna till Storbritannien och Schweiz baseras på Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå , som du kan hitta här. Detta innebär att dina personuppgifter skyddas på ett adekvat sätt i enlighet med GDPR.
Överföringen av dina personuppgifter till USA omfattas av EU-US Data Privacy Framework (DPF), förutsatt att den part till vilken vi överför dina personuppgifter är certifierad enligt EU-US DPF. Mer information och en lista över certifierade parter finns här. Om så inte är fallet ingår vi standardavtalsklausuler från Europeiska kommissionen (Standard Contractual Clauses) med denna part. Innan vi överför dina personuppgifter bedömer vi om ytterligare åtgärder är nödvändiga för att säkerställa en lämplig skyddsnivå.
Tveka inte att kontakta oss om du vill ha mer information om lämpliga eller passande garantier som gäller för överföring av uppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, eller om du vill få en kopia av dessa.
6. Lagringstider
Vi lagrar inte dina personuppgifter i identifierbar form längre än vad som är nödvändigt för att uppnå de syften som anges i denna integritetspolicy. Mer specifikt tillämpar vi följande lagringstider:
- Personuppgifter som måste sparas enligt artikel 52 i den allmänna lagen om statliga skatter sparas i sju år (från och med slutet av det år då uppgifterna i fråga har förlorat sitt aktuella värde för den (skattemässiga) verksamheten), i enlighet med vår skyldighet att bevara uppgifter av skattemässiga skäl enligt artikel 52(4) i den allmänna lagen om statliga skatter.
- Marknadsföringsuppgifter: fram till dess att du avregistrerar dig (opt-out) eller begär att uppgifterna raderas.
- Webbplatsloggar: 12–24 månader.
- De personuppgifter som du lämnar till oss i samband med din ansökan sparas i upp till fyra veckor efter ansökningsförfarandets slut. Om du ger ditt samtycke kan vi spara dina personuppgifter i upp till sex månader efter ansökningsförfarandets slut. Detta ger oss möjlighet att kontakta dig om eventuella framtida lediga tjänster hos HB RTS. När du börjar arbeta hos HB RTS blir de ansökningsuppgifter du lämnat en del av din personalakt.
- Kamerabilder lagras i 7 dagar.
Ovanstående specifika lagringstider kan förlängas om lagstadgade lagringsskyldigheter gäller eller kommer att gälla. Vi kan också lagra personuppgifter längre om detta är nödvändigt med hänsyn till våra berättigade intressen, till exempel för hantering av incidenter och/eller rättsliga tvister.
7. Dina integritetsrättigheter
Du har följande rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter:
- rätten att begära att vi behandlar dina personuppgifter och, om så är fallet, att få tillgång till dina personuppgifter och viss information om behandlingen av dina personuppgifter;
- rätten att korrigera dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga;
- rätten att få dina personuppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”);
- rätten att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller att begränsa behandlingen av dina personuppgifter;
- rätten att återkalla samtycket till behandling av dina personuppgifter, om behandlingen baseras på ditt samtycke;
- rätten att ta emot eller överföra dina personuppgifter till en av dig utsedd tredje part i en strukturerad, vanlig och maskinläsbar form (”rätt till dataportabilitet”).
Vi använder inte automatiserat beslutsfattande i den mening som avses i artikel 22 i GDPR.
För att utöva dina rättigheter kan du kontakta oss via ovanstående kontaktuppgifter. Vi ber dig ange vilka behandlingsaktiviteter eller vilka personuppgifter din begäran avser.
För att undvika att vi lämnar ut information till fel person kan vi be dig om ytterligare information för att kontrollera din identitet. Vi kommer i princip att meddela dig senast en månad efter mottagandet av din begäran om vi kan tillmötesgå din begäran. Denna tidsfrist kan i särskilda fall, t.ex. när det gäller en komplex begäran, förlängas med två månader. Vi kommer att meddela dig om en sådan förlängning senast en månad efter mottagandet av din begäran. Enligt personuppgiftslagstiftningen kan vi under vissa omständigheter avslå din begäran. Om så är fallet kommer vi att förklara varför. Mer information om dina integritetsrättigheter finns på webbplatsen för Autoriteit Persoonsgegevens(den nederländska dataskyddsmyndigheten).
Om du har en klagomål angående vår behandling av dina personuppgifter, försöker vi gärna lösa detta tillsammans med dig. Om detta inte leder till önskat resultat har du rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten. I Nederländerna är detAutoriteit Persoonsgegevens. Om du bor eller arbetar i ett annat land inom Europeiska unionen kan du lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten i det landet.
8. Säkerhetsåtgärder
Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot förlust, förstörelse, skada, ändring eller offentliggörande. Om du har frågor om säkerheten för dina personuppgifter, eller om du misstänker eller ser tecken på missbruk, kontakta oss via: privacy@hbrts.com.
9. Ändringar i denna integritetspolicy
Denna integritetspolicy ändrades senast den 4 februari 2026. Vi förbehåller oss rätten att ändra denna integritetspolicy. Den senaste versionen av denna integritetspolicy kommer alltid att publiceras på vår webbplats. Om väsentliga ändringar görs som kan ha en betydande inverkan på en eller flera av de berörda personerna, kommer vi att sträva efter att informera dessa personer direkt.