Déclaration de confidentialité
DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ – HB RTS
1. Introduction
HB RTS (« nous », « notre », « nos ») s'engage à protéger la vie privée de tous les visiteurs de notre site Web international et des utilisateurs de nos services. La présente déclaration de confidentialité explique comment nous traitons vos données à caractère personnel. En ce qui concerne ce traitement de vos données personnelles, HB RTS est considéré comme le « responsable du traitement » au sens du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD »). Le terme « données personnelles » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.
Dans la présente déclaration de confidentialité, nous vous informons notamment sur l'utilisation de vos données à caractère personnel et vos droits en matière de confidentialité. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez d'autres questions. Nos coordonnées sont les suivantes :
HB RTS Holding B.V.
41, chemin Fermi
3542 CB Utrecht
Pays-Bas
+31 (0)30 - 78 20 979
2. Données personnelles que nous collectons
Nous pouvons traiter les catégories suivantes de données à caractère personnel :
Clients
Nous pouvons traiter les (catégories de) données à caractère personnel suivantes de nos clients (potentiels) et de leurs personnes de contact :
• Nom et adresse (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, fonction) tels que fournis par le client.
• Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail et autres informations similaires nécessaires à la communication) fournies par le client.
• Données de paiement, y compris les informations bancaires fournies par le client.
• Informations complémentaires, telles que le secteur d'activité du client, le nom de l'entreprise, des informations sur les antécédents professionnels de la personne de contact (par exemple, les organisations pour lesquelles elle a travaillé auparavant), le sexe de la ou des personnes de contact, la langue préférée pour la correspondance, les centres d'intérêt, l'adresse personnelle, la date de naissance, nom du conjoint/partenaire, loisirs et autres notes personnelles recueillies lors des contacts avec la ou les personnes de contact du client.
• Autres données dont le traitement est requis ou nécessaire pour se conformer à la législation ou à la réglementation applicable, telles que fournies par le client, obtenues auprès d'une source publique telle que le registre du commerce, ou reçues d'autorités de contrôle ou de réglementation ou d'un autre tiers.
Fournisseurs
HB RTS traite les (catégories de) données à caractère personnel suivantes des personnes auprès desquelles nous achetons des produits ou des services ou qui travaillent chez ces fournisseurs:
• Nom et adresse (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, lieu de résidence) tels que fournis par le fournisseur (ou ses interlocuteurs).
• Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail et autres informations similaires nécessaires à la communication) fournies par le fournisseur (ou ses interlocuteurs).
• Données nécessaires pour passer des commandes ou acheter des services, calculer et enregistrer les rémunérations et les frais, effectuer des paiements et recouvrer des créances, y compris le numéro de compte bancaire fourni par le fournisseur (ou ses interlocuteurs).
• Autres données des fournisseurs dont le traitement est requis ou nécessaire pour se conformer à la législation ou à la réglementation applicable, telles que fournies par le fournisseur (ou ses interlocuteurs) ou obtenues à partir de sources publiques telles que le registre du commerce.
Candidats
HB RTS peut traiter les (catégories de) données à caractère personnel suivantes des candidats , telles que fournies par vous-même ou par votre référent :
• Coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, lieu de résidence).
• Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail et autres informations similaires nécessaires à la communication).
• Nationalité et date de naissance.
• Disponibilité, CV et parcours professionnel (copies des diplômes, certificats, lettres de recommandation), lettre de motivation et, si pertinent pour le poste vacant : références fournies par le candidat ou la personne de référence.
• Informations relatives au poste pour lequel la candidature a été déposée, notes prises lors des entretiens d'embauche et correspondance écrite avec le candidat.
Tiers
Nous traitons des (catégories de) données à caractère personnel de tiers, tels que les visiteurs de notre site web et les références des candidats :
• Nom et coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, lieu de résidence), dans la mesure où nous les connaissons.
• Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail et autres informations similaires nécessaires à la communication), dans la mesure où elles nous sont connues.
• Informations collectées automatiquement lors des visites sur notre site Web, notamment votre adresse IP, le nom de votre entreprise identifié par reconnaissance IP, les données relatives à votre entreprise (secteur d'activité, taille et emplacement), type et version du navigateur, données sur l'appareil, utilisation du site Web telle que la fréquence et les moments des visites, y compris les visites répétées et les modèles d'interaction, origine du trafic (par exemple, campagne, référence ou organique), intégration CRM (par exemple, HubSpot pour le suivi), cookies et technologies de suivi similaires (voir également notre politique en matière de cookies).
• Données relatives aux messages électroniques provenant de tiers ou destinés à des tiers, ainsi que les données nécessaires pour rester en contact avec ces tiers.
Données obtenues auprès de tiers
En principe, nous obtenons les données à caractère personnel directement auprès des personnes concernées ou de l'entreprise pour laquelle elles travaillent. Nous pouvons également recevoir des données à caractère personnel de tiers, à savoir :
• Bases de données publiques sur les entreprises, telles que celles de la Chambre de commerce.
• Partenaires de génération de prospects.
• Partenaires HB RTS ou filiales.
• Les plateformes de réseaux sociaux lorsque vous interagissez avec notre contenu, actuellement LinkedIn et Facebook.
Newsletters
Nous traitons les catégories suivantes de données à caractère personnel lorsque vous recevez nos newsletters :
• Votre nom.
• Votre adresse e-mail.
• Le nom de votre entreprise.
Surveillance par caméra
Sur nos sites, nous utilisons un système de vidéosurveillance qui enregistre des images vidéo et enregistre la date et l'heure de l'enregistrement.
3. Bases juridiques et finalités du traitement
Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base d'un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :
a. Si cela est nécessaire pour l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie, ou pour effectuer des actions précontractuelles à votre demande.
b. Si cela est nécessaire pour respecter les obligations légales.
c. Si cela est nécessaire pour défendre nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers.
d. Votre consentement.
Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, nous vous le demandons séparément. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Nous attirons votre attention sur le fait que le retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité du traitement de vos données à caractère personnel avant le moment du retrait.
Nous utilisons les données personnelles susmentionnées aux fins indiquées ci-dessous. Pour chaque finalité, nous avons précisé sur quelle base juridique (a à d) nous nous appuyons. Si le traitement repose sur le principe de « l'intérêt légitime », nous expliquons brièvement cet intérêt. Si vous avez des questions spécifiques à ce sujet, n'hésitez pas à nous contacter.
• Fournir et améliorer les produits, services logistiques et services liés aux RTI demandés, y compris la préparation et la fourniture de devis (a, b et c : pouvoir proposer et améliorer nos produits et services) ;
• Pour notre administration, y compris le calcul ou l'enregistrement des indemnités ou avantages, des recettes et dépenses, et le paiement et le recouvrement des créances (y compris le recours à des agences de recouvrement ou à des huissiers de justice) (a, b et c : l'importance d'une administration correcte) ;
• Traiter les plaintes et les litiges concernant nos produits et services (a, b et c : défendre nos droits, entretenir et améliorer les relations existantes grâce à un traitement minutieux des plaintes, et améliorer la qualité de nos produits et services) ;
• Gérer les relations avec les clients, les objectifs marketing et la communication avec vous, par exemple via le formulaire de contact sur notre site web ou via nos newsletters, y compris le marketing (a, b, c : l'importance de faire connaître nos produits et services à nos clients (potentiels), d) ;
• Gérer, sécuriser et améliorer notre site web, y compris analyser le trafic du site web et le comportement des utilisateurs à l'aide de cookies analytiques et marketing (c: l'importance d'un site web sécurisé et optimisé et d'une offre optimisée de nos produits et services, d) ;
• Passer des commandes ou acheter des services (a, b et c : notre intérêt à tenir une comptabilité correcte) ;
• Traitement de votre candidature (a, b, c : notre intérêt légitime à évaluer si vous êtes apte à occuper le poste, et d : consentement si vous souhaitez rester dans notre portefeuille) ;
• La protection des biens et des personnes, ainsi que la prévention de la fraude et des abus (c : l'importance de garantir la sécurité des visiteurs, des employés et des ressources de l'entreprise) ;
• Réalisation d'audits et d'autres contrôles internes (a, b et c : notre intérêt à tenir une comptabilité correcte) ;
• Respecter nos obligations légales et statutaires (b, c : l'importance de pouvoir respecter ces obligations).
Nous n'utilisons pas de données à caractère personnel pour la prise de décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD.
4. Partage des données à caractère personnel
Nous ne transmettons pas vos données à caractère personnel à des tiers (« destinataires » au sens de la législation applicable en matière de protection de la vie privée), sauf si cela est nécessaire à la bonne exécution des finalités énoncées dans la présente Déclaration de confidentialité, si la loi nous y oblige ou si vous avez donné votre consentement à cet effet. Les tiers auxquels les données à caractère personnel sont mises à disposition sont tenus de traiter vos données à caractère personnel de manière confidentielle. Si ces parties sont qualifiées de « sous-traitants » au sens de la législation applicable en matière de protection de la vie privée, nous veillons à conclure avec elles un contrat de sous-traitance conforme aux exigences du RGPD. Les tiers qui nous fournissent des services en tant que responsables du traitement indépendants, tels que les comptables et les notaires, sont eux-mêmes responsables du traitement (ultérieur) de vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.
Nous pouvons partager des données avec :
• Filiales de HB RTS.
• Partenaires logistiques et prestataires de services.
• Prestataires de services informatiques et cloud.
• Conseillers juridiques, financiers ou en matière de conformité.
• Nos successeurs légaux si nous sommes rachetés ou fusionnons avec une autre société, par exemple en cas de faillite, ainsi que les tiers impliqués dans une telle transaction envisagée ou effective.
• Les tribunaux et les autorités publiques lorsque la loi l'exige.
• D'autres parties, telles que les autorités de contrôle et autres autorités, lorsque la loi l'exige ou lorsque vous avez donné votre consentement à cet effet.
Nous ne vendons pas vos données personnelles.
5. Transfert international de données
Afin de pouvoir fournir nos produits et services, nous transférons vos données personnelles à des prestataires de services situés en dehors de l'Espace économique européen, à savoir au Royaume-Uni, en Suisse et aux États-Unis. Les transferts vers le Royaume-Uni et la Suisse sont basés sur les décisions d'adéquation de la Commission européenne, que vous pouvez consulter ici. Cela signifie que vos données personnelles y sont protégées de manière adéquate, conformément au RGPD.
Les transferts de vos données personnelles vers les États-Unis sont régis par le cadre de protection des données UE-États-Unis (DPF), à condition que la partie à laquelle nous transférons vos données personnelles soit certifiée dans le cadre du DPF UE-États-Unis. Vous trouverez plus d'informations et la liste des parties certifiées ici. Si ce n'est pas le cas, nous concluons avec cette partie les clauses contractuelles types de la Commission européenne (Standard Contractual Clauses). Avant de transférer vos données à caractère personnel, nous évaluons si des mesures supplémentaires sont nécessaires pour garantir un niveau de protection adéquat.
N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les garanties appropriées ou adéquates qui s'appliquent aux transferts de données en dehors de l'Espace économique européen, ou si vous souhaitez en recevoir une copie.
6. Délais de conservation
Nous ne conservons pas vos données personnelles sous une forme identifiable plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente déclaration de confidentialité. Plus précisément, nous appliquons les délais de conservation suivants :
- Les données à caractère personnel qui doivent être conservées en vertu de l'article 52 de la loi générale relative aux impôts nationaux sont conservées pendant 7 ans (à compter de la fin de l'année au cours de laquelle les données concernées ont perdu leur valeur actuelle pour la gestion (fiscale) de l'entreprise), conformément à l'obligation de conservation fiscale qui nous incombe en vertu de l'article 52(4) de la loi générale sur les impôts nationaux.
- Données marketing : jusqu'au moment de la désinscription (opt-out) ou d'une demande de suppression.
- Journaux du site Web : 12 à 24 mois.
- Les données personnelles que vous nous fournissez dans le cadre de votre candidature sont conservées jusqu'à quatre semaines après la fin de la procédure de candidature. Si vous nous en donnez l'autorisation, nous pouvons conserver vos données personnelles jusqu'à 6 mois après la fin de la procédure de candidature. Cela nous permet de vous contacter pour d'éventuels postes vacants chez HB RTS. Lorsque vous entrez en service chez HB RTS, les données de candidature que vous avez fournies sont intégrées à votre dossier personnel.
- Les images enregistrées par les caméras sont conservées pendant 7 jours.
Les délais de conservation spécifiques susmentionnés peuvent être prolongés si des obligations légales de conservation s'appliquent ou deviennent applicables. Nous pouvons également conserver les données à caractère personnel plus longtemps si cela s'avère nécessaire au regard de nos intérêts légitimes, par exemple pour le traitement d'incidents et/ou de litiges juridiques.
7. Vos droits en matière de confidentialité
Vous disposez des droits suivants concernant le traitement de vos données personnelles par nos soins :
- le droit de demander si nous traitons vos données à caractère personnel et, si tel est le cas, d'accéder à vos données à caractère personnel et à certaines informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel ;
- le droit de rectifier vos données personnelles si elles sont incorrectes ou incomplètes ;
- le droit de faire effacer vos données personnelles (« droit à l'oubli ») ;
- le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel ou d'en limiter le traitement ;
- le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel, si le traitement est fondé sur votre consentement ;
- le droit de recevoir ou de transmettre vos données à caractère personnel à un tiers désigné par vous, sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine (« droit à la portabilité des données »).
Nous n'utilisons pas de prise de décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD.
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées indiquées ci-dessus. Nous vous demandons de bien vouloir préciser les activités de traitement ou les données à caractère personnel auxquelles votre demande se rapporte.
Afin d'éviter de fournir des informations à une personne non autorisée, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires afin de vérifier votre identité. En principe, nous vous informerons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande si nous pouvons y donner suite. Ce délai peut être prolongé de deux mois dans des cas spécifiques, par exemple lorsqu'il s'agit d'une demande complexe. Nous vous informerons d'une telle prolongation dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. En vertu de la législation sur la protection de la vie privée, nous pouvons, dans certaines circonstances, refuser votre demande. Si tel est le cas, nous vous en expliquerons les raisons. Vous trouverez plus d'informations sur vos droits en matière de confidentialité sur le site web de l'Autorité chargée des données personnelles.
Si vous avez une réclamation à formuler concernant le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins, nous nous efforcerons de trouver une solution avec vous. Si cela ne donne pas le résultat escompté, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. Aux Pays-Bas, il s'agit del'Autorité chargée des données personnelles. Si vous résidez ou travaillez dans un autre pays de l'Union européenne, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de ce pays.
8. Mesures de sécurité
Nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre toute perte, destruction, détérioration, altération ou divulgation. Si vous avez des questions concernant la sécurité de vos données personnelles, ou si vous soupçonnez ou constatez des abus, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : privacy@hbrts.com.
9. Modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité
La présente déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 4 février 2026. Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité. La version la plus récente de la présente déclaration de confidentialité sera toujours publiée sur notre site web. Si des modifications substantielles susceptibles d'avoir un impact significatif sur une ou plusieurs des personnes concernées sont apportées, nous nous efforcerons d'en informer directement les personnes concernées.