Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZERKLÄRUNG – HB RTS

1. Einleitung

HB RTS („wir“, „uns“, „unser“) verpflichtet sich zum Schutz der Privatsphäre aller Besucher unserer internationalen Website und Nutzer unserer Dienste. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. In Bezug auf diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gilt HB RTS als „Verantwortlicher“ im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“). Der Begriff „personenbezogene Daten“ umfasst alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person.

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie unter anderem über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte. Bei weiteren Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Unsere Kontaktdaten lauten:

HB RTS Holding B.V.

Fermiweg 41

3542 CB Utrecht

Niederlande

privacy@hbrts.com

+31 (0)30 - 78 20 979

2. Personenbezogene Daten, die wir erheben

Wir können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

Kunden

Wir können die folgenden (Kategorien) personenbezogener Daten unserer (potenziellen) Kunden und deren Kontaktpersonen verarbeiten:

• Name und Anschrift (Name, Vornamen, Initialen, Titel, Geschlecht, Anschrift, Postleitzahl, Berufsbezeichnung), wie vom Kunden angegeben.

• Sonstige Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ähnliche Daten, die für die Kommunikation erforderlich sind), wie vom Kunden angegeben.

• Zahlungsdaten, einschließlich Bankkontodaten, wie vom Kunden angegeben.

• Zusätzliche Informationen, wie z. B. die Branche des Kunden, der Name des Unternehmens, Informationen über den beruflichen Werdegang der Kontaktperson (z. B. frühere Arbeitgeber), Geschlecht der Kontaktperson(en), bevorzugte Sprache für die Korrespondenz, Interessengebiete, Privatadresse, Geburtsdatum, Name des Ehepartners/Partners, Hobbys und andere persönliche Notizen, die bei Kontakten mit dem Kundenkontakt/den Kundenkontakten gesammelt wurden.

• Sonstige Daten, deren Verarbeitung aufgrund geltender Gesetze oder Vorschriften erforderlich oder notwendig ist, wie sie vom Kunden bereitgestellt, aus einer öffentlichen Quelle wie dem Handelsregister bezogen oder von Aufsichts- oder Regulierungsbehörden oder anderen Dritten erhalten wurden.

Lieferanten

HB RTS verarbeitet die folgenden (Kategorien von) personenbezogenen Daten von Personen, von denen wir Produkte oder Dienstleistungen beziehen oder die bei diesen Lieferanten beschäftigt sind:

• Namens- und Adressdaten (Name, Vornamen, Initialen, Titel, Geschlecht, Adresse, Postleitzahl, Wohnort), wie sie vom Lieferanten (bzw. dessen Kontaktpersonen) angegeben wurden.

• Sonstige Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ähnliche Daten, die für die Kommunikation erforderlich sind), wie sie vom Lieferanten (bzw. dessen Kontaktpersonen) angegeben wurden.

• Daten für die Aufgabe von Bestellungen oder den Einkauf von Dienstleistungen, die Berechnung und Erfassung von Vergütungen und Kosten, die Durchführung von Zahlungen und das Einziehen von Forderungen, darunter die Bankkontonummer, wie sie vom Lieferanten (bzw. dessen Kontaktpersonen) angegeben wurde.

• Sonstige Daten von Lieferanten, deren Verarbeitung aufgrund geltender Gesetze oder Vorschriften erforderlich oder notwendig ist, wie sie vom Lieferanten (oder dessen Kontaktpersonen) bereitgestellt oder aus öffentlichen Quellen wie dem Handelsregister bezogen wurden.

Bewerber

HB RTS kann die folgenden (Kategorien von) personenbezogenen Daten von Bewerbern verarbeiten , die von Ihnen oder Ihrem Referenzgeber bereitgestellt wurden:

• Kontaktdaten (Name, Vornamen, Initialen, Titel, Geschlecht, Adresse, Postleitzahl, Wohnort).

• Sonstige Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ähnliche Daten, die für die Kommunikation erforderlich sind).

• Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum.

• Verfügbarkeit, Lebenslauf und beruflicher Werdegang (Kopien von Diplomen, Zeugnissen, Referenzschreiben), Motivationsschreiben und, falls für die Stelle relevant: Referenzen, die vom Bewerber oder Referenzgeber vorgelegt wurden.

• Daten zur Stelle, auf die sich der Bewerber beworben hat, Notizen zu Vorstellungsgesprächen und schriftliche Kommunikation mit dem Bewerber.

Dritte

Wir verarbeiten (Kategorien von) personenbezogenen Daten von Dritten, wie Besuchern unserer Website und Referenzpersonen von Bewerbern:

• Namens- und Adressdaten (Name, Vornamen, Initialen, Titel, Geschlecht, Adresse, Postleitzahl, Wohnort), soweit uns diese bekannt sind.

• Sonstige Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ähnliche Daten, die für die Kommunikation erforderlich sind), soweit uns diese bekannt sind.

• Automatisch erfasste Informationen bei Besuchen unserer Website, darunter Ihre IP-Adresse, der über die IP-Erkennung identifizierte Firmenname, Unternehmensdaten (Branche, Unternehmensgröße und Standort), Browsertyp und -version, Gerätedaten, Website-Nutzung wie Besuchsfrequenz und -zeiten, einschließlich wiederkehrender Besuche und Interaktionsmuster, Herkunft des Traffics (z. B. Kampagne, Verweis oder organisch), CRM-Integration (z. B. HubSpot für die Nachverfolgung), Cookies und ähnliche Tracking-Technologien (siehe auch unsere Cookie-Richtlinie).

• Daten in Bezug auf elektronische Nachrichten, die von Dritten stammen oder für Dritte bestimmt sind, sowie Daten, die für die Aufrechterhaltung des Kontakts zu diesen Dritten erforderlich sind.

Von Dritten erhaltene Daten

Grundsätzlich erhalten wir personenbezogene Daten direkt von den betroffenen Personen oder dem Unternehmen, für das sie tätig sind. Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten von Dritten erhalten, nämlich:

• Öffentliche Unternehmensdatenbanken, wie beispielsweise die Handelskammer.

• Lead-Generierungspartner.

• HB RTS-Partner oder Tochtergesellschaften.

• Social-Media-Plattformen, wenn Sie mit unseren Inhalten interagieren, derzeit LinkedIn und Facebook.

Newsletter

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten, wenn Sie unsere Newsletter erhalten :

• Ihr Name.

• Ihre E-Mail-Adresse.

• Ihr Firmenname.

Kameraüberwachung

An unseren Standorten setzen wir Videoüberwachung ein, bei der Videoaufnahmen gemacht und das Datum und die Uhrzeit der Aufnahme verarbeitet werden.

3. Rechtliche Grundlagen und Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer oder mehrerer der folgenden rechtlichen Verarbeitungsgrundlagen:

a. Wenn dies für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihren Wunsch erforderlich ist.

b. Wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

c. Wenn dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist.

d. Ihre Zustimmung.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, werden wir Sie separat darum bitten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Wir weisen Sie darauf hin, dass der Widerruf Ihrer Einwilligung keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vor dem Zeitpunkt des Widerrufs hat.

Wir verwenden die oben genannten personenbezogenen Daten für die unten aufgeführten Zwecke. Dabei haben wir für jeden Zweck angegeben, auf welcher der oben genannten Rechtsgrundlagen (a bis d) dies basiert. Wenn die Verarbeitung auf dem Grundsatz des „berechtigten Interesses” basiert, erläutern wir dieses Interesse kurz. Wenn Sie dazu spezifische Fragen haben, können Sie sich natürlich an uns wenden.

• Lieferung und Verbesserung der angeforderten Produkte, Logistikdienstleistungen und RTI-bezogenen Dienstleistungen, einschließlich der Erstellung und Bereitstellung von Angeboten (a, b und c: die Möglichkeit, unsere Produkte und Dienstleistungen anzubieten und zu verbessern);

• Für unsere Verwaltung, einschließlich der Berechnung oder Erfassung von Vergütungen oder Vorteilen, Einnahmen und Ausgaben sowie der Zahlung und Einziehung von Forderungen (einschließlich der Beauftragung von Inkassobüros oder Gerichtsvollziehern) (a, b und c: die Bedeutung einer korrekten Verwaltung);

• Die Bearbeitung von Beschwerden und Streitigkeiten über unsere Produkte und Dienstleistungen (a, b und c: Verteidigung von Rechten, Pflege und Verbesserung bestehender Beziehungen durch sorgfältige Bearbeitung von Beschwerden und Verbesserung der Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen);

• Verwaltung von Kundenbeziehungen, Marketingzwecken und Kommunikation mit Ihnen, beispielsweise über das Kontaktformular auf unserer Website oder über unsere Newsletter, einschließlich Marketing (a, b, c: das Interesse, unsere Produkte und Dienstleistungen unseren (potenziellen) Kunden bekannt zu machen, d);

• Verwaltung, Sicherung und Verbesserung unserer Website, einschließlich der Analyse des Website-Traffics und des Nutzerverhaltens durch Analyse- und Marketing-Cookies (c: Bedeutung einer sicheren und optimierten Website und eines optimierten Angebots unserer Produkte und Dienstleistungen, d);

• Aufgabe von Bestellungen oder Einkauf von Dienstleistungen (a, b und c: unser Interesse an einer korrekten Verwaltung);

• Bearbeitung Ihrer Bewerbung (a, b, c: unser berechtigtes Interesse, zu beurteilen, ob Sie für die Stelle geeignet sind, und d: Einwilligung, wenn Sie in unserem Portfolio bleiben möchten);

• Der Schutz von Eigentum und Personen sowie die Verhinderung von Betrug und Missbrauch (c: die Bedeutung der Gewährleistung der Sicherheit von Besuchern, Mitarbeitern und Unternehmensressourcen);

• Durchführung von Audits und anderen internen Kontrollen (a, b und c: unser Interesse an einer korrekten Buchführung);

• Die Erfüllung unserer gesetzlichen und satzungsmäßigen Verpflichtungen (b, c: die Bedeutung der Erfüllung dieser Verpflichtungen).

Wir verwenden keine personenbezogenen Daten für automatisierte Entscheidungen im Sinne von Artikel 22 DSGVO.

4. Weitergabe personenbezogener Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte („Empfänger“ im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze) weiter, es sei denn, dies ist für die ordnungsgemäße Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Zwecke erforderlich, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn Sie Ihre Zustimmung dazu gegeben haben. Die Dritten, denen die personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden, sind verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Wenn diese Parteien als „Auftragsverarbeiter“ im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze gelten, stellen wir sicher, dass mit diesen Parteien ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen wird, der den Anforderungen der DSGVO entspricht. Dritte, die uns als unabhängige Verantwortliche Dienstleistungen erbringen, wie Wirtschaftsprüfer und Notare, sind selbst für die (weitere) Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verantwortlich.

Wir können Daten weitergeben an:

• Tochtergesellschaften von HB RTS.

• Logistikpartner und Dienstleister.

• IT- und Cloud-Dienstleister.

• Rechts-, Finanz- oder Compliance-Berater.

• Unsere Rechtsnachfolger, falls wir übernommen werden oder mit einem anderen Unternehmen fusionieren, beispielsweise im Falle einer Insolvenz, sowie Dritte, die an einer solchen geplanten oder tatsächlichen Transaktion beteiligt sind.

• Gerichte und Behörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

• Andere Parteien, wie Aufsichtsbehörden und andere Behörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn Sie Ihre Zustimmung dazu gegeben haben.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

5. Internationale Datenübermittlung

Um unsere Produkte und Dienstleistungen liefern zu können, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, nämlich im Vereinigten Königreich, in der Schweiz und in den Vereinigten Staaten. Die Übermittlungen in das Vereinigte Königreich und in die Schweiz basieren auf den Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission, die Sie hier finden. Das bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten dort gemäß der DSGVO angemessen geschützt sind.

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in die Vereinigten Staaten unterliegt dem EU-US-Datenschutzrahmen (DPF), sofern die Partei, an die wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln, nach dem EU-US-DPF zertifiziert ist. Weitere Informationen und die Liste der zertifizierten Parteien finden Sie hier. Ist dies nicht der Fall, schließen wir mit dieser Partei die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Standard Contractual Clauses) ab. Bevor wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln, prüfen wir, ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie weitere Informationen zu den angemessenen oder geeigneten Garantien für Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums wünschen oder wenn Sie eine Kopie davon erhalten möchten.

6. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger in identifizierbarer Form, als es zur Erreichung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist. Konkret gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

• Personenbezogene Daten, die gemäß Artikel 52 des Allgemeinen Gesetzes über staatliche Steuern aufbewahrt werden müssen, werden 7 Jahre lang aufbewahrt (ab dem Ende des Jahres, in dem die betreffenden Daten ihren aktuellen Wert für die (steuerliche) Unternehmensführung verloren haben), aufgrund der uns gemäß Artikel 52(4) des Allgemeinen Gesetzes über staatliche Steuern obliegenden steuerlichen Aufbewahrungspflicht.

• Marketingdaten: bis zum Zeitpunkt der Abmeldung (Opt-out) oder einer Löschungsanfrage.

• Website-Protokolle: 12–24 Monate.

• Die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, werden bis zu vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Wenn Sie uns Ihre Zustimmung dazu erteilen, können wir Ihre personenbezogenen Daten bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens speichern. Dies gibt uns die Möglichkeit, Sie für eventuelle zukünftige Stellenangebote bei HB RTS zu kontaktieren. Wenn Sie bei HB RTS eingestellt werden, werden die von Ihnen angegebenen Bewerbungsdaten Teil Ihrer Personalakte.

• Die Kameraaufnahmen werden 7 Tage lang gespeichert.

Die oben genannten spezifischen Aufbewahrungsfristen können verlängert werden, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten oder gelten werden. Wir können personenbezogene Daten auch länger aufbewahren, wenn dies im Hinblick auf unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, beispielsweise für die Bearbeitung von Vorfällen und/oder Rechtsstreitigkeiten.

7. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns:

• das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, und wenn ja, das Recht auf Einsicht in Ihre personenbezogenen Daten und bestimmte Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;

• das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn diese unrichtig oder unvollständig sind;

• das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden“);

• das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken;

• das Recht, die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert;

• das Recht auf Erhalt oder Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an einen von Ihnen benannten Dritten in einer strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Form („Recht auf Datenübertragbarkeit“).

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Artikel 22 DSGVO.

Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten kontaktieren. Wir bitten Sie, dabei anzugeben, auf welche Verarbeitungsaktivitäten oder welche personenbezogenen Daten sich Ihre Anfrage bezieht.

Um zu verhindern, dass wir Informationen an eine falsche Person weitergeben, können wir Sie um zusätzliche Informationen bitten, um Ihre Identität zu überprüfen. Wir werden Sie grundsätzlich spätestens einen Monat nach Eingang Ihrer Anfrage darüber informieren, ob wir Ihrer Anfrage nachkommen können. Diese Frist kann in bestimmten Fällen, z. B. bei komplexen Anfragen, um zwei Monate verlängert werden. Über eine solche Verlängerung werden wir Sie spätestens einen Monat nach Eingang Ihrer Anfrage informieren. Aufgrund der Datenschutzgesetze können wir Ihre Anfrage unter bestimmten Umständen ablehnen. In diesem Fall werden wir Ihnen die Gründe dafür erläutern. Weitere Informationen zu Ihren Datenschutzrechten finden Sie auf der Website der niederländischen Datenschutzbehörde.

Wenn Sie eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, versuchen wir gerne, gemeinsam mit Ihnen eine Lösung zu finden. Wenn dies nicht zum gewünschten Ergebnis führt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. In den Niederlanden ist diesdie Autoriteit Persoonsgegevens(Datenschutzbehörde). Wenn Sie in einem anderen Land der Europäischen Union wohnen oder arbeiten, können Sie eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde dieses Landes einreichen.

8. Sicherheitsmaßnahmen

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor Verlust, Zerstörung, Beschädigung, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Wenn Sie Fragen zur Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten haben oder einen Missbrauch vermuten oder Anzeichen dafür sehen, kontaktieren Sie uns bitte unter: privacy@hbrts.com.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 4. Februar 2026 geändert. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die aktuellste Version dieser Datenschutzerklärung wird immer auf unserer Website veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen, die erhebliche Auswirkungen auf eine oder mehrere betroffene Personen haben können, werden wir uns bemühen, diese Personen direkt zu informieren.