Privatlivserklæring
PRIVATLIVSPOLITIK – HB RTS
1. Indledning
HB RTS ("vi", "os", "vores") forpligter sig til at beskytte privatlivets fred for alle besøgende på vores internationale hjemmeside og brugere af vores tjenester. Denne privatlivserklæring forklarer, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Med hensyn til denne behandling af dine personoplysninger kvalificerer HB RTS sig som "dataansvarlig" i henhold til den generelle forordning om databeskyttelse (EU) 2016/679 ("GDPR"). Begrebet "personoplysninger" omfatter alle oplysninger om en identificeret eller identificerbar fysisk person.
I denne privatlivserklæring informerer vi dig blandt andet om brugen af dine personoplysninger og dine rettigheder til privatlivets fred. Kontakt os gerne, hvis du har yderligere spørgsmål. Vores kontaktoplysninger er:
HB RTS Holding B.V.
Fermiweg 41
3542 CB Utrecht
Nederland
+31 (0)30 - 78 20 979
2. Personoplysninger, som vi indsamler
Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger:
Kunder
Vi kan behandle følgende (kategorier af) personoplysninger om vores (potentielle) kunder og deres kontaktpersoner:
• Navn og adresseoplysninger (navn, fornavne, initialer, titler, køn, adresse, postnummer, stillingsbetegnelse) som angivet af kunden.
• Andre kontaktoplysninger (telefonnummer, e-mailadresse og lignende oplysninger, der er nødvendige for kommunikation) som angivet af kunden.
• Betalingsoplysninger, herunder bankkontooplysninger som angivet af kunden.
• Supplerende oplysninger, såsom kundens branche, virksomhedsnavn, oplysninger om kontaktpersonens arbejdsmæssige baggrund (f.eks. tidligere arbejdspladser), kontaktpersonens/kontaktpersonernes køn, foretrukket sprog til korrespondance, interesseområder, hjemmeadresse, fødselsdato, navn på ægtefælle/partner, hobbyer og andre personlige noter, som er indsamlet under kontakt med kundens kontaktperson(er).
• Andre oplysninger, hvis behandling er påkrævet i henhold til eller nødvendig for at overholde gældende love eller regler, som leveret af kunden, indhentet fra en offentlig kilde såsom handelsregisteret eller modtaget fra tilsyns- eller regulerende myndigheder eller en anden tredjepart.
Leverandører
HB RTS behandler følgende (kategorier af) personoplysninger om personer, som vi køber produkter eller tjenester af, eller som er ansat hos disse leverandører:
• Navn og adresseoplysninger (navn, fornavne, initialer, titler, køn, adresse, postnummer, bopæl) som angivet af leverandøren (eller leverandørens kontaktpersoner).
• Andre kontaktoplysninger (telefonnummer, e-mailadresse og lignende oplysninger, der er nødvendige for kommunikation) som angivet af leverandøren (eller dennes kontaktpersoner).
• Oplysninger til brug for bestilling eller køb af tjenesteydelser, beregning og registrering af gebyrer og omkostninger, betaling og opkrævning af fordringer, herunder bankkontonummer som oplyst af leverandøren (eller dennes kontaktpersoner).
• Andre oplysninger fra leverandører, hvis behandling er påkrævet i henhold til eller nødvendig for at overholde gældende love eller regler, som leveret af (kontaktpersoner hos) leverandøren eller indhentet fra offentlige kilder, såsom handelsregisteret.
Ansøgere
HB RTS kan behandle følgende (kategorier af) personoplysninger om ansøgere , som du eller din reference har givet os:
• Kontaktoplysninger (navn, fornavne, initialer, titler, køn, adresse, postnummer, bopæl).
• Andre kontaktoplysninger (telefonnummer, e-mailadresse og lignende oplysninger, der er nødvendige for kommunikation).
• Nationalitet og fødselsdato.
• Tilgængelighed, CV og erhvervserfaring (kopier af eksamensbeviser, certifikater, anbefalingsbreve), motivationsbrev og, hvis det er relevant for stillingen: referencer som angivet af ansøgeren eller referencen.
• Oplysninger om den stilling, der er søgt, noter fra ansættelsessamtaler og skriftlig kommunikation med ansøgeren.
Tredjeparter
Vi behandler (kategorier af) personoplysninger fra tredjeparter, såsom besøgende på vores hjemmeside og referencer for ansøgere:
• Navn og adresseoplysninger (navn, fornavne, initialer, titler, køn, adresse, postnummer, bopæl), for så vidt vi har kendskab hertil.
• Andre kontaktoplysninger (telefonnummer, e-mailadresse og lignende oplysninger, der er nødvendige for kommunikation), for så vidt vi har kendskab til disse.
• Automatisk indsamlede oplysninger ved besøg på vores hjemmeside, herunder din IP-adresse, virksomhedsnavn identificeret via IP-genkendelse, virksomhedsoplysninger (branche, virksomhedsstørrelse og placering), browsertype og -version, enhedsoplysninger, webstedsbrug såsom besøgsfrekvens og -tidspunkter, herunder tilbagevendende besøg og interaktionsmønstre, trafikoprindelse (f.eks. kampagne, henvisning eller organisk), CRM-integration (f.eks. HubSpot til opfølgning), cookies og lignende sporingsteknologier (se også vores cookiepolitik).
• Oplysninger vedrørende elektroniske meddelelser fra eller til tredjeparter og oplysninger, der er nødvendige for at opretholde kontakten med disse tredjeparter.
Oplysninger indhentet fra tredjeparter
I princippet indhenter vi personoplysninger direkte fra de berørte personer eller den virksomhed, de arbejder for. Derudover kan vi modtage personoplysninger fra tredjeparter, nemlig:
• Offentlige virksomhedsdatabaser, såsom Handelskammeret.
• Leadgenereringspartnere.
• HB RTS-partnere eller datterselskaber.
• Sociale medieplatforme, når du interagerer med vores indhold, i øjeblikket LinkedIn og Facebook.
Nyhedsbreve
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger, når du modtager vores nyhedsbreve :
• Dit navn.
• Din e-mailadresse.
• Dit firmanavn.
Kameraovervågning
På vores lokationer anvender vi kameraovervågning, hvor der optages videooptagelser, og datoen og klokkeslættet for optagelsen registreres.
3. Lovmæssige behandlingsgrundlag og formål
Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af et eller flere af følgende lovmæssige behandlingsgrundlag:
a. Hvis dette er nødvendigt for at gennemføre en aftale, som du er part i, eller for at udføre forudgående handlinger på din anmodning.
b. Hvis dette er nødvendigt for at overholde lovmæssige forpligtelser.
c. Hvis dette er nødvendigt for at varetage vores eller en tredjeparts legitime interesser.
d. Din samtykke.
Når vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, vil vi bede dig om dette separat. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Vi gør opmærksom på, at tilbagetrækning af dit samtykke ikke har indflydelse på lovligheden af behandlingen af dine personoplysninger før tidspunktet for tilbagetrækningen.
Vi bruger ovenstående personoplysninger til de nedenfor angivne formål. Vi har angivet, på hvilket af ovenstående retsgrundlag (a til d) vi baserer os for hvert formål. Hvis behandlingen er baseret på princippet om 'berettiget interesse', redegør vi kort for denne interesse. Hvis du har specifikke spørgsmål herom, er du naturligvis velkommen til at kontakte os.
• Levering og forbedring af de ønskede produkter, logistiktjenester og RTI-relaterede tjenester, herunder udarbejdelse og fremsendelse af tilbud (a, b og c: at kunne tilbyde og forbedre vores produkter og tjenester);
• Til vores administration, herunder beregning eller registrering af godtgørelser eller fordele, indtægter og udgifter samt betaling og opkrævning af fordringer (herunder brug af inkassobureauer eller fogeder) (a, b og c: vigtigheden af korrekt administration);
• Behandling af klager og tvister vedrørende vores produkter og tjenester (a, b og c: forsvar af rettigheder, vedligeholdelse og forbedring af eksisterende relationer gennem omhyggelig klagebehandling og forbedring af kvaliteten af vores produkter og tjenester);
• Administration af kundeforhold, markedsføringsformål og kommunikation med dig, f.eks. via kontaktformularen på vores hjemmeside eller via vores nyhedsbreve, herunder markedsføring (a, b, c: vigtigheden af at gøre vores (potentielle) kunder opmærksomme på vores produkter og tjenester, d);
• Administration, sikring og forbedring af vores hjemmeside, herunder analyse af hjemmesidetrafik og brugeradfærd via analytiske og marketingcookies (c: vigtigheden af en sikker og optimeret hjemmeside og et optimeret udbud af vores produkter og tjenester, d);
• Afgivelse af ordrer eller indkøb af tjenesteydelser (a, b og c: vores interesse i at føre korrekt regnskab);
• Behandling af din ansøgning (a, b, c: vores berettigede interesse i at vurdere, om du er egnet til stillingen, og d: samtykke, hvis du ønsker at forblive i vores portefølje);
• Beskyttelse af ejendom og personer samt forebyggelse af svig og misbrug (c: vigtigheden af at sikre sikkerheden for besøgende, medarbejdere og virksomhedens aktiver);
• Gennemførelse af revisioner og andre interne kontroller (a, b og c: vores interesse i at føre korrekt regnskab);
• Overholdelse af vores lovmæssige og vedtægtsmæssige forpligtelser (b, c: vigtigheden af at kunne overholde disse forpligtelser).
Vi bruger ikke personoplysninger til automatiseret beslutningstagning i henhold til artikel 22 i GDPR.
4. Deling af personoplysninger
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjeparter ("modtagere" i henhold til gældende lovgivning om beskyttelse af personoplysninger), medmindre dette er nødvendigt for korrekt gennemførelse af de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, hvis loven forpligter os til dette, eller hvis du har givet tilladelse hertil. De tredjeparter, som personoplysningerne stilles til rådighed for, er forpligtet til at behandle dine personoplysninger fortroligt. Hvis disse parter kvalificerer sig som "databehandlere" i henhold til den gældende lovgivning om beskyttelse af personoplysninger, sørger vi for, at der indgås en databehandleraftale med disse parter, der opfylder kravene i GDPR. Tredjeparter, der leverer tjenester til os som uafhængige dataansvarlige, såsom revisorer og notarer, er selv ansvarlige for (videre) behandling af dine personoplysninger i overensstemmelse med den gældende lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.
Vi kan dele oplysninger med:
• Datterselskaber af HB RTS.
• Logistikpartnere og tjenesteudbydere.
• IT- og cloud-tjenesteudbydere.
• Juridiske, finansielle eller compliance-rådgivere.
• Vores retssuccessorer, hvis vi bliver overtaget eller fusionerer med et andet selskab, f.eks. i tilfælde af konkurs, samt tredjeparter, der er involveret i en sådan påtænkt eller faktisk transaktion.
• Domstole og offentlige myndigheder, når dette er lovpligtigt.
• Andre parter, såsom tilsynsmyndigheder og andre myndigheder, når dette er lovpligtigt, eller når du har givet tilladelse hertil.
Vi sælger ikke dine personlige oplysninger.
5. International overførsel af data
For at kunne levere vores produkter og tjenester overfører vi dine personoplysninger til tjenesteudbydere uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, nemlig Storbritannien, Schweiz og USA. Overførslerne til Storbritannien og Schweiz er baseret på Europa-Kommissionens afgørelser om tilstrækkelighed , som du kan finde her. Det betyder, at dine personoplysninger er tilstrækkeligt beskyttet i overensstemmelse med GDPR.
Overførsler af dine personoplysninger til USA er omfattet af EU-US Data Privacy Framework (DPF), forudsat at den part, som vi overfører dine personoplysninger til, er certificeret i henhold til EU-US DPF. Du kan finde mere information og listen over certificerede parter her. Hvis dette ikke er tilfældet, indgår vi standardkontraktbestemmelser fra Europa-Kommissionen (Standard Contractual Clauses) med denne part. Inden vi overfører dine personoplysninger, vurderer vi, om der er behov for yderligere foranstaltninger for at sikre et passende beskyttelsesniveau.
Tøv ikke med at kontakte os, hvis du ønsker yderligere oplysninger om de relevante eller passende garantier, der gælder for dataoverførsler uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, eller hvis du ønsker at modtage en kopi heraf.
6. Opbevaringsfrister
Vi opbevarer ikke dine personoplysninger i identificerbar form længere end nødvendigt for at opfylde de formål, der er angivet i denne privatlivspolitik. Mere specifikt anvender vi følgende opbevaringsfrister:
- Personoplysninger, der skal opbevares i henhold til artikel 52 i den generelle lov om statslige skatter, opbevares i 7 år (fra udgangen af det år, hvor de pågældende oplysninger har mistet deres aktuelle værdi for den (skattemæssige) drift), i forbindelse med vores skatteopbevaringspligt i henhold til artikel 52, stk. 4, i den generelle lov om statslige skatter.
- Marketingoplysninger: indtil du afmelder dig (opt-out) eller anmoder om sletning.
- Webstedslogfiler: 12–24 måneder.
- De personoplysninger, du giver os i forbindelse med din ansøgning, opbevares i op til fire uger efter ansøgningsprocedurens afslutning. Hvis du giver tilladelse til det, kan vi opbevare dine personoplysninger i op til 6 måneder efter ansøgningsprocedurens afslutning. Dette giver os mulighed for at kontakte dig i forbindelse med eventuelle fremtidige ledige stillinger hos HB RTS. Når du bliver ansat hos HB RTS, bliver de ansøgningsoplysninger, du har givet os, en del af din personalemappe.
- Kamerabilleder gemmes i 7 dage.
Ovenstående specifikke opbevaringsfrister kan forlænges, hvis lovmæssige opbevaringsforpligtelser finder anvendelse eller kommer til at finde anvendelse. Vi kan også opbevare personoplysninger i længere tid, hvis dette er nødvendigt i lyset af vores legitime interesser, f.eks. til behandling af hændelser og/eller juridiske tvister.
7. Dine rettigheder til privatlivets fred
Du har følgende rettigheder med hensyn til vores behandling af dine personoplysninger:
- retten til at anmode om, at vi behandler dine personoplysninger, og hvis dette er tilfældet, til at få indsigt i dine personoplysninger og visse oplysninger om behandlingen af dine personoplysninger;
- retten til at få rettet dine personoplysninger, hvis de er forkerte eller ufuldstændige;
- retten til at få dine personoplysninger slettet ("retten til at blive glemt");
- retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger eller til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger;
- retten til at trække samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage, hvis behandlingen er baseret på dit samtykke;
- retten til at modtage eller videregive dine personoplysninger til en af dig udpeget tredjepart i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format ("retten til dataportabilitet").
Vi anvender ikke automatiseret beslutningstagning i henhold til artikel 22 i GDPR.
For at udøve dine rettigheder kan du kontakte os via ovenstående kontaktoplysninger. Vi beder dig angive, hvilke behandlingsaktiviteter eller hvilke personoplysninger din anmodning vedrører.
For at undgå at videregive oplysninger til en forkert person kan vi bede dig om yderligere oplysninger for at kontrollere din identitet. Vi vil som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen af din anmodning informere dig om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning. Denne frist kan i særlige tilfælde, f.eks. hvis der er tale om en kompleks anmodning, forlænges med to måneder. Vi vil informere dig om en sådan forlængelse senest en måned efter modtagelsen af din anmodning. I henhold til lovgivningen om privatlivets fred kan vi under visse omstændigheder afvise din anmodning. Hvis dette er tilfældet, vil vi forklare dig hvorfor. Du kan finde mere information om dine rettigheder til privatlivets fred på webstedet for Autoriteit Persoonsgegevens(den hollandske tilsynsmyndighed for personoplysninger).
Hvis du har en klage over vores behandling af dine personoplysninger, vil vi gerne finde en løsning sammen med dig. Hvis dette ikke fører til det ønskede resultat, har du ret til at indgive en klage til den kompetente tilsynsmyndighed. I Nederlandene er detAutoriteit Persoonsgegevens. Hvis du bor eller arbejder i et andet land i Den Europæiske Union, kan du indgive en klage til tilsynsmyndigheden i det pågældende land.
8. Sikkerhedsforanstaltninger
Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret eller ulovlig behandling og mod tab, ødelæggelse, beskadigelse, ændring eller offentliggørelse. Hvis du har spørgsmål om sikkerheden af dine personoplysninger, eller hvis du har mistanke om misbrug eller ser tegn på dette, bedes du kontakte os på: privacy@hbrts.com.
9. Ændringer i denne privatlivserklæring
Denne privatlivserklæring blev senest ændret den 4. februar 2026. Vi forbeholder os ret til at ændre denne privatlivserklæring. Den seneste version af denne privatlivserklæring vil altid blive offentliggjort på vores hjemmeside. Hvis der foretages væsentlige ændringer, der kan have en betydelig indvirkning på en eller flere af de berørte parter, vil vi bestræbe os på at informere disse parter direkte.