Oświadczenie o ochronie prywatności
OŚWIADCZENIE O OCHRONIE PRYWATNOŚCI – HB RTS
1. Wprowadzenie
HB RTS („my”, „nas”, „nasz”) zobowiązuje się do ochrony prywatności wszystkich osób odwiedzających naszą międzynarodową stronę internetową i korzystających z naszych usług. Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników. W odniesieniu do przetwarzania danych osobowych HB RTS kwalifikuje się jako „administrator danych” w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (UE) 2016/679 („RODO”). Pojęcie „dane osobowe” obejmuje wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
W niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności informujemy Państwa między innymi o wykorzystaniu Państwa danych osobowych i przysługujących Państwu prawach dotyczących prywatności. W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt. Nasze dane kontaktowe:
HB RTS Holding B.V.
Fermiweg 41
3542 CB Utrecht
Holandia
+31 (0)30 - 78 20 979
2. Dane osobowe, które gromadzimy
Możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
Klienci
Możemy przetwarzać następujące (kategorie) danych osobowych naszych (potencjalnych) klientów i ich osób kontaktowych:
• Dane dotyczące nazwiska i adresu (nazwisko, imiona, inicjały, tytuły, płeć, adres, kod pocztowy, stanowisko) podane przez klienta.
• Pozostałe dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail i podobne dane niezbędne do komunikacji) podane przez klienta.
• Dane dotyczące płatności, w tym informacje o rachunku bankowym podane przez klienta.
• Dodatkowe informacje, takie jak branża klienta, nazwa firmy, informacje o historii zatrudnienia osoby kontaktowej (np. poprzednie miejsca pracy), płeć osoby kontaktowej/osób kontaktowych, preferowany język korespondencji, obszary zainteresowań, adres domowy, data urodzenia, imię i nazwisko małżonka/partnera, hobby i inne osobiste uwagi zebrane podczas kontaktów z osobą kontaktową/osobami kontaktowymi klienta.
• Inne dane, których przetwarzanie jest wymagane lub konieczne w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa lub regulacjami, przekazane przez klienta, uzyskane z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestr handlowy, lub otrzymane od organów nadzorczych lub regulacyjnych lub innych stron trzecich.
Dostawcy
HB RTS przetwarza następujące (kategorie) danych osobowych osób, od których kupujemy produkty lub usługi lub które są zatrudnione u tych dostawców:
• Dane dotyczące nazwiska i adresu (nazwisko, imiona, inicjały, tytuły, płeć, adres, kod pocztowy, miejsce zamieszkania) podane przez dostawcę (lub osoby kontaktowe dostawcy).
• Pozostałe dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail i podobne dane niezbędne do komunikacji) podane przez dostawcę (lub osoby kontaktowe dostawcy).
• Dane dotyczące składania zamówień lub zakupu usług, obliczania i rejestrowania wynagrodzeń i kosztów, dokonywania płatności i windykacji należności, w tym numer konta bankowego podany przez dostawcę (lub osoby kontaktowe dostawcy).
• Pozostałe dane dostawców, których przetwarzanie jest wymagane na mocy obowiązujących przepisów prawa lub jest niezbędne do ich przestrzegania, przekazane przez dostawcę (lub osoby kontaktowe dostawcy) lub uzyskane ze źródeł publicznych, takich jak rejestr handlowy.
Kandydaci
HB RTS może przetwarzać następujące (kategorie) danych osobowych kandydatów , przekazanych przez Państwa lub przez osobę udzielającą referencji:
• Dane kontaktowe (nazwisko, imiona, inicjały, tytuły, płeć, adres, kod pocztowy, miejsce zamieszkania).
• Pozostałe dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail i podobne dane niezbędne do komunikacji).
• Obywatelstwo i data urodzenia.
• Dostępność, CV i historia zatrudnienia (kopie dyplomów, certyfikatów, listów referencyjnych), list motywacyjny oraz, jeśli ma to znaczenie dla danego stanowiska: referencje przekazane przez kandydata lub osobę udzielającą referencji.
• Dane dotyczące stanowiska, o które ubiegał się kandydat, notatki z rozmów kwalifikacyjnych oraz korespondencja pisemna z kandydatem.
Osoby trzecie
Przetwarzamy (kategorie) danych osobowych osób trzecich, takich jak osoby odwiedzające naszą stronę internetową i osoby udzielające referencji kandydatom:
• Dane dotyczące nazwiska i adresu (nazwisko, imiona, inicjały, tytuły, płeć, adres, kod pocztowy, miejsce zamieszkania), o ile są nam znane.
• Pozostałe dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail i podobne dane niezbędne do komunikacji), o ile są nam znane.
• Informacje zbierane automatycznie podczas odwiedzin naszej strony internetowej, w tym adres IP, nazwa firmy zidentyfikowana poprzez rozpoznanie adresu IP, dane firmy (branża, wielkość i lokalizacja), typ i wersja przeglądarki, dane urządzenia, wykorzystanie strony internetowej, takie jak częstotliwość i czas odwiedzin, w tym powtarzające się wizyty i wzorce interakcji, źródło ruchu (np. kampania, odsyłacz lub ruch organiczny), integracja CRM (np. HubSpot do celów follow-up), pliki cookie i podobne technologie śledzenia (zobacz również naszą Politykę plików cookie).
• Dane dotyczące wiadomości elektronicznych pochodzących od osób trzecich lub przeznaczonych dla osób trzecich oraz dane niezbędne do utrzymywania kontaktu z tymi osobami trzecimi.
Dane uzyskane od stron trzecich
Zasadniczo uzyskujemy dane osobowe bezpośrednio od osób, których dotyczą, lub od firmy, dla której pracują. Ponadto możemy otrzymywać dane osobowe od stron trzecich, a mianowicie:
• Publiczne bazy danych przedsiębiorstw, takie jak Izba Handlowa.
• Partnerzy generujący leady.
• Partnerzy HB RTS lub spółki zależne.
• Platformy społecznościowe, gdy wchodzisz w interakcję z naszymi treściami, obecnie LinkedIn i Facebook.
Biuletyny
Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych, gdy otrzymujesz nasze biuletyny :
• Twoje imię i nazwisko.
• Twój adres e-mail.
• Nazwa Twojej firmy.
Monitoring kamerowy
W naszych lokalizacjach stosujemy monitoring kamerowy, w ramach którego wykonywane są nagrania wideo, a data i godzina nagrania są przetwarzane.
3. Podstawy prawne przetwarzania danych i cele
Przetwarzamy Państwa dane osobowe w oparciu o jedną lub więcej z następujących podstaw prawnych:
a. Jeśli jest to konieczne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie.
b. Jeśli jest to konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych.
c. Jeśli jest to konieczne do ochrony naszych uzasadnionych interesów lub interesów osoby trzeciej.
d. Twoja zgoda.
Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody, poprosimy Cię o nią osobno. W każdej chwili możesz wycofać swoją zgodę. Pamiętaj, że wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych osobowych przed wycofaniem zgody.
Wykorzystujemy powyższe dane osobowe do celów wymienionych poniżej. W tym celu wskazaliśmy dla każdego celu, na podstawie której z powyższych podstaw prawnych (od a do d) to robimy. Jeśli przetwarzanie opiera się na zasadzie „uzasadnionego interesu”, krótko wyjaśniamy ten interes. Jeśli masz konkretne pytania na ten temat, oczywiście możesz się z nami skontaktować.
• Dostarczanie i ulepszanie żądanych produktów, usług logistycznych i usług związanych z RTI, w tym sporządzanie i dostarczanie ofert (a, b i c: możliwość oferowania i ulepszania naszych produktów i usług);
• W celu prowadzenia naszej administracji, w tym obliczania lub rejestrowania wynagrodzeń lub świadczeń, przychodów i wydatków oraz płatności i windykacji należności (w tym zlecania windykacji agencjom windykacyjnym lub komornikom) (a, b i c: znaczenie prawidłowej administracji);
• Możliwość rozpatrywania skarg i sporów dotyczących naszych produktów i usług (a, b i c: obrona praw, utrzymywanie i poprawa istniejących relacji poprzez staranne rozpatrywanie skarg oraz poprawa jakości naszych produktów i usług);
• Zarządzanie relacjami z klientami, cele marketingowe i komunikacja z Państwem, na przykład za pośrednictwem formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej lub poprzez nasze biuletyny, w tym marketing (a, b, c: znaczenie promowania naszych produktów i usług wśród naszych (potencjalnych) klientów, d);
• Zarządzanie, zabezpieczanie i ulepszanie naszej strony internetowej, w tym analiza ruchu na stronie i zachowań użytkowników za pomocą analitycznych i marketingowych plików cookie (c: znaczenie bezpiecznej i zoptymalizowanej strony internetowej oraz zoptymalizowanej oferty naszych produktów i usług, d);
• Składanie zamówień lub zakup usług (a, b i c: nasze zainteresowanie prowadzeniem prawidłowej administracji);
• Rozpatrzenie Twojej aplikacji (a, b, c: nasz uzasadniony interes w ocenie, czy nadajesz się na dane stanowisko, oraz d: zgoda, jeśli chcesz pozostać w naszym portfolio);
• Ochrona mienia i osób, a także zapobieganie oszustwom i nadużyciom (c: znaczenie zapewnienia bezpieczeństwa odwiedzających, pracowników i zasobów firmy);
• Przeprowadzanie audytów i innych kontroli wewnętrznych (a, b i c: nasze zainteresowanie prowadzeniem prawidłowej administracji);
• Wypełnianie naszych zobowiązań prawnych i statutowych (b, c: znaczenie możliwości wypełnienia tych zobowiązań).
Nie wykorzystujemy danych osobowych do automatycznego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
4. Udostępnianie danych osobowych
Nie udostępniamy Państwa danych osobowych stronom trzecim („odbiorcom” w rozumieniu obowiązujących przepisów o ochronie prywatności), chyba że jest to konieczne do prawidłowej realizacji celów określonych w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności, jeśli wymaga tego prawo lub jeśli wyrazili Państwo na to zgodę. Strony trzecie, którym udostępniane są dane osobowe, są zobowiązane do traktowania Państwa danych osobowych jako poufnych. Jeśli strony te kwalifikują się jako „podmioty przetwarzające” w rozumieniu obowiązujących przepisów dotyczących ochrony prywatności, zapewniamy zawarcie z nimi umowy o przetwarzaniu danych, która spełnia wymogi RODO. Strony trzecie, które świadczą nam usługi jako niezależni administratorzy danych, takie jak księgowi i notariusze, są same odpowiedzialne za (dalsze) przetwarzanie Państwa danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie prywatności.
Możemy udostępniać dane następującym podmiotom:
• Spółki zależne HB RTS.
• Partnerzy logistyczni i usługodawcy.
• Dostawcy usług IT i usług w chmurze.
• Doradcy prawni, finansowi lub ds. zgodności.
• Nasi następcy prawni w przypadku przejęcia lub fuzji z inną firmą, na przykład w przypadku upadłości, a także osoby trzecie zaangażowane w taką planowaną lub faktyczną transakcję.
• Sądy i organy rządowe, gdy jest to wymagane przez prawo.
• Inne podmioty, takie jak organy nadzorcze i inne organy, gdy jest to wymagane przez prawo lub gdy wyraziłeś na to zgodę.
Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników.
5. Międzynarodowe przekazywanie danych
Aby móc dostarczać nasze produkty i usługi, przekazujemy Państwa dane osobowe usługodawcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a mianowicie do Wielkiej Brytanii, Szwajcarii i Stanów Zjednoczonych. Przekazywanie danych do Wielkiej Brytanii i Szwajcarii opiera się na decyzjach Komisji Europejskiej dotyczących adekwatności , które można znaleźć tutaj. Oznacza to, że Państwa dane osobowe są tam odpowiednio chronione zgodnie z RODO.
Przekazywanie danych osobowych do Stanów Zjednoczonych podlega ramom ochrony danych osobowych UE-USA (DPF), pod warunkiem że strona, której przekazujemy dane osobowe, posiada certyfikat zgodności z ramami DPF UE-USA. Więcej informacji oraz listę certyfikowanych podmiotów można znaleźć tutaj. W przeciwnym razie zawieramy z tym podmiotem standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (Standard Contractual Clauses). Przed przekazaniem danych osobowych oceniamy, czy konieczne jest podjęcie dodatkowych środków w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o odpowiednich zabezpieczeniach dotyczących przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy lub chcesz dostać ich kopię, nie wahaj się z nami skontaktować.
6. Okresy przechowywania
Nie przechowujemy danych osobowych w formie umożliwiającej identyfikację dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce prywatności. W szczególności stosujemy następujące okresy przechowywania:
- Dane osobowe, które muszą być przechowywane na podstawie art. 52 ustawy ogólnej o podatkach państwowych, są przechowywane przez okres 7 lat (od końca roku, w którym dane te straciły swoją aktualną wartość dla działalności (podatkowej) przedsiębiorstwa), związane z ciążącym na nas obowiązkiem przechowywania danych podatkowych na podstawie art. 52 ust. 4 ustawy ogólnej o podatkach państwowych.
- Dane marketingowe: do momentu rezygnacji (opt-out) lub wniosku o usunięcie.
- Logi strony internetowej: 12–24 miesiące.
- Dane osobowe, które nam przekazujesz w ramach swojej aplikacji, będą przechowywane przez cztery tygodnie po zakończeniu procedury rekrutacyjnej. Jeśli wyrazisz na to zgodę, możemy przechowywać Twoje dane osobowe przez okres do 6 miesięcy po zakończeniu procedury rekrutacyjnej. Dzięki temu będziemy mogli skontaktować się z Tobą w sprawie ewentualnych przyszłych ofert pracy w HB RTS. W przypadku zatrudnienia w HB RTS dane podane przez Państwa w podaniu o pracę zostaną włączone do Państwa akt osobowych.
- Nagrania z kamer są przechowywane przez 7 dni.
Powyższe okresy przechowywania mogą zostać przedłużone, jeśli obowiązują lub zaczną obowiązywać ustawowe obowiązki przechowywania danych. Możemy również przechowywać dane osobowe przez dłuższy czas, jeśli jest to konieczne ze względu na nasze uzasadnione interesy, na przykład w celu rozpatrzenia incydentów i/lub sporów prawnych.
7. Twoje prawa do prywatności
W odniesieniu do przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
- prawo do złożenia wniosku o przetwarzanie danych osobowych użytkownika, a jeśli tak jest, do wglądu w dane osobowe użytkownika i określone informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych użytkownika;
- prawo do sprostowania swoich danych osobowych, jeśli są one nieprawidłowe lub niekompletne;
- prawo do usunięcia swoich danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”);
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych lub do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie użytkownika;
- prawo do otrzymania lub przekazania swoich danych osobowych wyznaczonej przez siebie stronie trzeciej w ustrukturyzowanej, powszechnie używanej i nadającej się do odczytu maszynowego formie („prawo do przenoszenia danych”).
Nie stosujemy automatycznego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
Aby skorzystać ze swoich praw, prosimy o kontakt z nami, korzystając z powyższych danych kontaktowych. Prosimy o wskazanie, których czynności przetwarzania lub których danych osobowych dotyczy Państwa wniosek.
Aby uniknąć przekazania informacji niewłaściwej osobie, możemy poprosić Cię o dodatkowe informacje w celu weryfikacji Twojej tożsamości. Zasadniczo poinformujemy Cię o tym, czy możemy spełnić Twoją prośbę, najpóźniej w ciągu miesiąca od jej otrzymania. W szczególnych przypadkach, np. gdy prośba jest złożona, termin ten może zostać przedłużony o dwa miesiące. O takim przedłużeniu poinformujemy Cię najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania Twojej prośby. Na podstawie przepisów dotyczących ochrony prywatności możemy w pewnych okolicznościach odmówić spełnienia Twojej prośby. W takim przypadku wyjaśnimy Państwu powody naszej decyzji. Więcej informacji na temat Państwa praw do prywatności można znaleźć na stronie internetowej Autoriteit Persoonsgegevens(holenderskiego organu ds. ochrony danych osobowych).
Jeśli masz skargę dotyczącą przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, chętnie spróbujemy ją rozwiązać wspólnie z Tobą. Jeśli nie przyniesie to pożądanego rezultatu, masz prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego. W Holandii jest toAutoriteit Persoonsgegevens(Autoritas ds. Danych Osobowych). Jeśli mieszkają Państwo lub pracują w innym kraju Unii Europejskiej, mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego w tym kraju.
8. Środki bezpieczeństwa
Podjęliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zabezpieczyć Państwa dane osobowe przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przed utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem, zmianą lub ujawnieniem. Jeśli mają Państwo pytania dotyczące bezpieczeństwa swoich danych osobowych lub podejrzewają nadużycie lub widzą oznaki takiego nadużycia, prosimy o kontakt pod adresem: privacy@hbrts.com.
9. Zmiany w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności
Niniejsza Polityka prywatności została ostatnio zmieniona 4 lutego 2026 r. Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. Najnowsza wersja niniejszej Polityki prywatności będzie zawsze publikowana na naszej stronie internetowej. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian, które mogą mieć znaczący wpływ na jedną lub więcej zainteresowanych osób, dołożymy wszelkich starań, aby bezpośrednio poinformować te osoby.