Personvernerklæring
PERSONVERNERKLÆRING – HB RTS
1. Innledning
HB RTS («vi», «oss», «vår») er forpliktet til å beskytte personvernet til alle besøkende på vårt internasjonale nettsted og brukere av tjenestene våre. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi behandler dine personopplysninger. Med hensyn til denne behandlingen av dine personopplysninger kvalifiserer HB RTS som «behandlingsansvarlig» i henhold til personvernforordningen (EU) 2016/679 («GDPR»). Begrepet «personopplysninger» betyr all informasjon knyttet til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.
I denne personvernerklæringen informerer vi deg om blant annet bruken av dine personopplysninger og dine personvernrettigheter. Ta gjerne kontakt med oss hvis du har ytterligere spørsmål. Kontaktinformasjonen vår er:
HB RTS Holding BV
Fermiweg 41
3542 CB Utrecht
Nederland
+31 (0)30 - 78 20 979
2. Personopplysninger vi samler inn
Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger:
Kunder
Vi kan behandle følgende (kategorier av) personopplysninger for våre (potensielle) kunder og deres kontakter:
• Navn og adresseopplysninger (etternavn, fornavn, initialer, titler, kjønn, adresse, postnummer, stillingstittel) som oppgitt av kunden.
• Andre kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse og lignende data som er nødvendige for kommunikasjon) som oppgitt av kunden.
• Betalingsinformasjon, inkludert bankkontoinformasjon som oppgitt av kunden.
• Tilleggsinformasjon, som kundens bransje, firmanavn, informasjon om kontaktens arbeidserfaring (f.eks. tidligere organisasjoner jobbet for), kontaktens(e) kjønn, foretrukket språk for korrespondanse, interesseområder, hjemmeadresse, fødselsdato, navn på ektefelle/partner, hobbyer og andre personlige notater som er samlet inn under samhandling med kundens kontakt(er).
• Andre data hvis behandling er påkrevd eller nødvendig for å overholde gjeldende lov eller forskrift, som oppgitt av kunden, innhentet fra en offentlig kilde som Handelsregisteret, eller mottatt fra tilsyns- eller reguleringsmyndigheter eller en annen tredjepart.
Leverandører
HB RTS behandler følgende (kategorier av) personopplysninger for personer vi kjøper produkter eller tjenester fra, eller som jobber for disse leverandørene :
• Navn og adresseopplysninger (navn, fornavn, initialer, titler, kjønn, adresse, postnummer, by) som oppgitt av leverandøren (eller leverandørens kontaktpersoner).
• Andre kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse og lignende data som er nødvendige for kommunikasjon) som oppgitt av leverandøren (eller leverandørens kontaktpersoner).
• Data for bestilling eller kjøp av tjenester, beregning og registrering av gebyrer og kostnader, betalinger og innkreving av gjeld, inkludert bankkontonummeret som er oppgitt av leverandøren (eller leverandørens kontaktpersoner).
• Andre data fra leverandører, hvis behandling er påkrevd av eller nødvendig for å overholde gjeldende lover eller forskrifter, som gitt av leverandøren (eller dennes kontaktpersoner) eller innhentet fra offentlige kilder som Handelsregisteret.
Søkere
HB RTS kan behandle følgende (kategorier av) personopplysninger om søkere , slik de er oppgitt av deg eller din referanseperson:
• Kontaktinformasjon (navn, fornavn, initialer, titler, kjønn, adresse, postnummer, by).
• Annen kontaktinformasjon (telefonnummer, e-postadresse og lignende data som er nødvendige for kommunikasjon).
• Nasjonalitet og fødselsdato.
• Tilgjengelighet, CV og arbeidshistorikk (kopier av vitnemål, attester, referansebrev), motivasjonsbrev og, hvis relevant for stillingen: referanser gitt av søkeren eller referansen.
• Informasjon om stillingen det søkes på, notater fra intervjuer og skriftlig kommunikasjon med søkeren.
Tredjeparter
Vi behandler (kategorier av) personopplysninger fra tredjeparter , for eksempel besøkende på nettstedet vårt og referanser fra søkere:
• Navn- og adresseopplysninger (navn, fornavn, initialer, titler, kjønn, adresse, postnummer, by), i den grad vi er kjent med dette.
• Andre kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse og lignende data som er nødvendige for kommunikasjon), i den grad vi er kjent med disse.
• Informasjon som samles inn automatisk når du besøker nettstedet vårt, inkludert IP-adressen din, firmanavn identifisert via IP-gjenkjenning, firmainformasjon (bransje, firmastørrelse og beliggenhet), nettlesertype og -versjon, enhetsinformasjon, nettstedsbruk som besøksfrekvens og -tidspunkter, inkludert returbesøk og interaksjonsmønstre, trafikkopprinnelse (f.eks. kampanje, henvisning eller organisk), CRM-integrasjon (f.eks. HubSpot for oppfølging), informasjonskapsler og lignende sporingsteknologier (se også vår policy for informasjonskapsler).
• Data knyttet til elektroniske meldinger fra eller beregnet på tredjeparter og data som er nødvendige for å opprettholde kontakt med disse tredjepartene.
Data innhentet fra tredjeparter
I prinsippet innhenter vi personopplysninger direkte fra de registrerte eller selskapet de jobber for. Vi kan også motta personopplysninger fra tredjeparter, nærmere bestemt:
• Offentlige selskapsdatabaser, som for eksempel Handelskammeret.
• Partnere for generering av leads.
• HB RTS-partnere eller datterselskaper.
• Sosiale medieplattformer når du samhandler med innholdet vårt, for tiden LinkedIn og Facebook.
Nyhetsbrev
Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger når du mottar nyhetsbrevene våre:
• Navnet ditt.
• Din e-postadresse.
• Firmanavnet ditt.
CCTV-overvåking
På våre lokasjoner bruker vi kameraovervåking for å ta videoopptak og behandle dato og klokkeslett for opptaket.
3. Rettslig grunnlag og formål for behandling
Vi behandler dine personopplysninger basert på ett eller flere av følgende juridiske behandlingsgrunnlag:
a. Hvis dette er nødvendig for å oppfylle en kontrakt du er part i, eller for å iverksette tiltak før kontraktsinngåelse på din anmodning.
b. Hvis dette er nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser.
c. Hvis dette er nødvendig av hensyn til våre legitime interesser eller en tredjeparts legitime interesser.
d. Ditt samtykke.
Når vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke, vil vi be deg om det separat. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt. Vær oppmerksom på at tilbaketrekking av samtykket ikke påvirker lovligheten av behandlingen av dine personopplysninger før tilbaketrekkingen.
Vi bruker personopplysningene ovenfor til formålene som er oppført nedenfor. For hvert formål har vi angitt hvilket av de ovennevnte rettslige grunnlagene (a til d) vi støtter oss på for dette formålet. Dersom behandlingen er basert på prinsippet om «berettiget interesse», vil vi kort forklare denne interessen. Hvis du har spesifikke spørsmål om dette, kan du gjerne kontakte oss.
• Tilby og forbedre de forespurte produktene, logistikktjenestene og RTI-relaterte tjenester, inkludert utarbeidelse og levering av tilbud ( a, b og c: å kunne tilby og forbedre våre produkter og tjenester );
• For vår administrasjon, inkludert beregning eller registrering av godtgjørelse eller ytelser, inntekter og utgifter, og betaling og inndriving av gjeld ( inkludert engasjering av inkassobyråer eller namsmenn) (a, b og c: viktigheten av korrekt administrasjon );
• For å kunne håndtere klager og tvister om våre produkter og tjenester ( a, b og c: forsvare rettigheter, opprettholde og forbedre eksisterende relasjoner gjennom nøye klagebehandling og forbedre kvaliteten på våre produkter og tjenester );
• Administrering av kunderelasjoner, markedsføringsformål og kommunikasjon med deg, for eksempel via kontaktskjemaet på nettstedet vårt eller via nyhetsbrevene våre, inkludert markedsføring ( a, b, c: interessen for å gjøre våre produkter og tjenester kjent med våre (potensielle) kunder, d );
• Administrere, sikre og forbedre nettstedet vårt, inkludert analyse av nettstedstrafikk og brukeratferd gjennom analytiske og markedsføringsmessige informasjonskapsler (c : viktigheten av et sikkert og optimalisert nettsted og et optimalisert utvalg av våre produkter og tjenester, d );
• Bestillinger eller kjøp av tjenester ( a, b og c: vår interesse i å opprettholde korrekt administrasjon );
• Behandling av søknaden din ( a, b, c: vår legitime interesse i å vurdere om du er egnet for stillingen, og d: samtykke dersom du ønsker å forbli i porteføljen vår );
• Beskyttelse av eiendom og personer, samt forebygging av svindel og misbruk (c: viktigheten av å sikre sikkerheten til besøkende, ansatte og selskapets eiendeler );
• Gjennomføring av revisjoner og andre interne kontroller ( a, b og c: vår interesse i å opprettholde korrekt forvaltning );
• Overholdelse av våre juridiske og lovbestemte forpliktelser ( b, c: interessen i å kunne overholde disse forpliktelsene ).
Vi bruker ikke personopplysninger til automatisert beslutningstaking i henhold til artikkel 22 i GDPR.
4. Deling av personopplysninger
Vi utleverer ikke dine personopplysninger til tredjeparter («mottakere» som definert i gjeldende personvernlovgivning) med mindre dette er nødvendig for korrekt utførelse av formålene som er angitt i denne personvernerklæringen, hvis vi er pålagt å gjøre det ved lov, eller når du har gitt ditt samtykke. Tredjeparter som personopplysningene gis til er forpliktet til å behandle dine personopplysninger konfidensielt. Dersom disse partene kvalifiserer som «behandlere» som definert i gjeldende personvernlovgivning, vil vi sørge for at det inngås en behandlingsavtale med dem som oppfyller kravene i GDPR. Tredjeparter som tilbyr tjenester til oss som uavhengige behandlingsansvarlige, som regnskapsførere og notarer, er selv ansvarlige for (fortsatt) behandling av dine personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.
Vi kan dele data med:
• Datterselskaper av HB RTS.
• Logistikkpartnere og tjenesteleverandører.
• IT- og skytjenesteleverandører.
• Juridiske, økonomiske eller compliance-rådgivere.
• Våre juridiske etterfølgere dersom vi blir oppkjøpt eller fusjonert med et annet selskap, for eksempel ved konkurs, samt med tredjeparter involvert i en slik foreslått eller faktisk transaksjon.
• Domstoler og offentlige etater når det er påkrevd ved lov.
• Andre parter, som for eksempel regulatorer og andre myndigheter, når dette er påkrevd ved lov eller når du har gitt samtykke.
Vi selger ikke dine personopplysninger.
5. Internasjonal overføring av data
For å kunne tilby våre produkter og tjenester overfører vi dine personopplysninger til tjenesteleverandører utenfor EØS, nærmere bestemt Storbritannia, Sveits og USA. Overføringer til Storbritannia og Sveits er basert på tilstrekkelighetsvedtak. fra Europakommisjonen, som du finner her . Dette betyr at dine personopplysninger er tilstrekkelig beskyttet der i samsvar med GDPR.
Overføringer av dine personopplysninger til USA er underlagt EU-US Data Privacy Framework (DPF), forutsatt at parten vi overfører dine personopplysninger til er sertifisert i henhold til EU-US DPF. Du finner mer informasjon og en liste over sertifiserte parter her . Hvis dette ikke er tilfelle, vil vi inngå EU-kommisjonens standard kontraktsklausuler med den parten. Før vi overfører dine personopplysninger, vil vi vurdere om ytterligere tiltak er nødvendige for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.
Ikke nøl med å kontakte oss hvis du ønsker mer informasjon om passende eller passende sikkerhetstiltak som gjelder for dataoverføringer utenfor EØS, eller hvis du ønsker å motta en kopi av dem.
6. Oppbevaringsperioder
Vi oppbevarer ikke dine personopplysninger i identifiserbar form lenger enn det som er nødvendig for å oppnå formålene som er angitt i denne personvernerklæringen. Mer spesifikt anvender vi følgende oppbevaringsperioder:
- Personopplysninger som må oppbevares i henhold til artikkel 52 i den generelle skatteloven, vil bli oppbevart i 7 år (fra utgangen av året da de aktuelle opplysningene har mistet sin nåværende verdi for (skatte)virksomhet), i forbindelse med vår skatteoppbevaringsplikt i henhold til artikkel 52(4) i den generelle skatteloven.
- Markedsføringsdata: inntil du melder deg av (velger ut) eller ber om sletting.
- Nettstedlogger: 12–24 måneder.
- Personopplysningene du gir oss i forbindelse med søknaden din vil bli oppbevart i fire uker etter at søknadsprosessen er avsluttet. Hvis du gir oss tillatelse, kan vi oppbevare personopplysningene dine i opptil seks måneder etter at søknadsprosessen er avsluttet. Dette lar oss kontakte deg om potensielle fremtidige ledige stillinger hos HB RTS. Når du begynner hos HB RTS, vil søknadsopplysningene du oppgir bli en del av personalmappen din.
- Kamerabilder lagres i 7 dager.
De ovennevnte spesifikke oppbevaringsperiodene kan forlenges dersom juridiske oppbevaringsforpliktelser gjelder eller blir gjeldende. Vi kan også oppbevare personopplysninger i lengre perioder dersom dette er nødvendig i lys av våre legitime interesser, for eksempel for håndtering av hendelser og/eller juridiske tvister.
7. Dine personvernrettigheter
Du har følgende rettigheter med hensyn til vår behandling av dine personopplysninger:
- retten til å be om hvorvidt vi behandler personopplysninger om deg, og i så fall, tilgang til dine personopplysninger og visse opplysninger om behandlingen av dine personopplysninger;
- retten til å rette dine personopplysninger dersom de er feil eller ufullstendige;
- retten til å få personopplysningene dine slettet («retten til å bli glemt»);
- retten til å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger eller til å begrense behandlingen av dine personopplysninger;
- retten til å trekke tilbake samtykke til behandling av dine personopplysninger, dersom behandlingen er basert på ditt samtykke;
- retten til å motta eller overføre dine personopplysninger til en tredjepart utpekt av deg i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format («rett til dataportabilitet»).
Vi bruker ikke automatisert beslutningstaking i henhold til artikkel 22 i GDPR.
For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss ved å bruke kontaktinformasjonen ovenfor. Vennligst angi hvilke behandlingsaktiviteter eller personopplysninger forespørselen din gjelder.
For å forhindre at vi utleverer informasjon til feil person, kan vi be deg om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din. Vi vil vanligvis informere deg innen én måned etter at vi har mottatt forespørselen din om vi kan etterkomme den. Denne perioden kan forlenges med to måneder i spesifikke tilfeller, f.eks. når det gjelder en kompleks forespørsel. Vi vil informere deg om en slik forlengelse innen én måned etter at vi har mottatt forespørselen din. I henhold til personvernlovgivningen kan vi avslå forespørselen din under visse omstendigheter. Hvis dette er tilfelle, vil vi forklare hvorfor. Mer informasjon om dine personvernrettigheter finner du på nettstedet til den nederlandske databeskyttelsestilsynet .
Hvis du har en klage på vår behandling av dine personopplysninger, hjelper vi deg gjerne med å løse den. Hvis dette ikke fører til ønsket resultat, har du rett til å sende inn en klage til den kompetente tilsynsmyndigheten. I Nederland er dette den nederlandske databeskyttelsestilsynet (Data Protection Authority ). Hvis du bor eller jobber i et annet land i EU, kan du sende inn en klage til tilsynsmyndigheten i det landet.
8. Sikkerhetstiltak
Vi har implementert passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine personopplysninger mot uautorisert eller ulovlig behandling og mot tap, ødeleggelse, skade, endring eller utlevering. Hvis du har spørsmål om sikkerheten til dine personopplysninger, eller hvis du mistenker misbruk eller ser tegn på det, kan du kontakte oss på privacy@hbrts.com .
9. Endringer i denne personvernerklæringen
Denne personvernerklæringen ble sist endret 4. februar 2026. Vi forbeholder oss retten til å endre denne personvernerklæringen. Den nyeste versjonen av denne personvernerklæringen vil alltid bli publisert på nettstedet vårt. Hvis det gjøres vesentlige endringer som kan ha betydelig innvirkning på én eller flere registrerte, vil vi gjøre vårt ytterste for å informere disse registrerte direkte.