Tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE – HB RTS
1. Johdanto
HB RTS ("me", "meitä", "meidän") on sitoutunut suojelemaan kaikkien kansainvälisen verkkosivustomme kävijöiden ja palveluidemme käyttäjien yksityisyyttä. Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miten käsittelemme henkilötietojasi. Henkilötietojesi käsittelyn osalta HB RTS toimii ”rekisterinpitäjänä” yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (”GDPR”) mukaisesti. Käsite ”henkilötiedot” kattaa kaikki tiedot, jotka koskevat tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme sinulle muun muassa henkilötietojesi käytöstä ja tietosuojaoikeuksistasi. Ota rohkeasti yhteyttä, jos sinulla on lisäkysymyksiä. Yhteystietomme ovat:
HB RTS Holding B.V.
Fermiweg 41
3542 CB Utrecht
Alankomaat
+31 (0)30 - 78 20 979
2. Keräämämme henkilötiedot
Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:
Asiakkaat
Voimme käsitellä seuraavia (luokkia) henkilötietoja (potentiaalisista) asiakkaistamme ja heidän yhteyshenkilöistään:
• Nimi- ja osoitetiedot (nimi, etunimet, nimikirjaimet, arvonimet, sukupuoli, osoite, postinumero, ammattinimike) asiakkaan toimittamana.
• Muut yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja vastaavat tiedot, jotka ovat tarpeen viestintää varten), jotka asiakas on antanut.
• Maksutiedot, mukaan lukien asiakkaan toimittamat pankkitilitiedot.
• Lisätietoja, kuten asiakkaan toimiala, yrityksen nimi, tiedot yhteyshenkilön työhistoriasta (esim. aiemmat työpaikat), yhteyshenkilön/henkilöiden sukupuoli, kirjeenvaihdon kielivalinta, kiinnostuksen kohteet, kotiosoite, syntymäaika, puolison/kumppanin nimi, harrastukset ja muut henkilökohtaiset muistiinpanot, jotka on kerätty asiakkaan yhteyshenkilön/henkilöiden kanssa käydyissä yhteydenotoissa.
• Muut tiedot, joiden käsittely on pakollista tai välttämätöntä sovellettavien lakien tai määräysten noudattamiseksi, kuten asiakkaan toimittamat tiedot, julkisen lähteen, kuten kaupparekisterin, kautta saadut tiedot tai valvontaviranomaisten, sääntelyviranomaisten tai muiden kolmansien osapuolten toimittamat tiedot.
Toimittajat
HB RTS käsittelee seuraavia henkilötietojen (luokkia) henkilöistä, joilta ostamme tuotteita tai palveluja tai jotka työskentelevät näiden toimittajien palveluksessa:
• Nimi- ja osoitetiedot (sukunimi, etunimet, nimikirjaimet, arvonimet, sukupuoli, osoite, postinumero, kotipaikka), jotka toimittaja (tai toimittajan yhteyshenkilöt) on antanut.
• Muut yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja vastaavat tiedot, jotka ovat tarpeen viestintää varten), kuten toimittaja (tai toimittajan yhteyshenkilöt) on ne toimittanut.
• Tiedot tilausten tekemistä tai palvelujen ostamista, korvauksien ja kustannusten laskemista ja kirjaamista, maksujen suorittamista ja saatavien perimistä varten, mukaan lukien toimittajan (tai sen yhteyshenkilöiden) ilmoittama pankkitilin numero.
• Muut toimittajien tiedot, joiden käsittely on pakollista tai välttämätöntä sovellettavien lakien tai määräysten noudattamiseksi, sellaisina kuin ne on toimitettu toimittajalta (tai toimittajan yhteyshenkilöiltä) tai saatu julkisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä.
Hakijat
HB RTS voi käsitellä seuraavia hakijoiden henkilötietoja (luokkia), jotka olet antanut tai jotka suosittelijasi on antanut:
• Yhteystiedot (sukunimi, etunimet, nimikirjaimet, arvonimet, sukupuoli, osoite, postinumero, kotipaikka).
• Muut yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja vastaavat tiedot, jotka ovat tarpeen viestintää varten).
• Kansalaisuus ja syntymäaika.
• Saatavuus, ansioluettelo ja työhistoria (kopiot tutkintotodistuksista, sertifikaateista, suosituskirjeistä), motivaatiokirje ja, jos se on relevanttia työpaikan kannalta: suositukset, jotka hakija tai suosittelija on toimittanut.
• Tiedot haetusta tehtävästä, haastattelujen muistiinpanot ja kirjallinen viestintä hakijan kanssa.
Kolmannet osapuolet
Käsittelemme kolmansien osapuolten, kuten verkkosivustomme kävijöiden ja työnhakijoiden suosittelijoiden, henkilötietoja (luokkia):
• Nimi- ja osoitetiedot (sukunimi, etunimet, nimikirjaimet, arvonimet, sukupuoli, osoite, postinumero, kotipaikka), sikäli kuin ne ovat meille tiedossa.
• Muut yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja vastaavat tiedot, jotka ovat tarpeen viestintää varten), sikäli kuin ne ovat tiedossamme.
• Verkkosivustollamme vierailun yhteydessä automaattisesti kerättyjä tietoja, kuten IP-osoitteesi, IP-tunnistuksen avulla tunnistettu yrityksen nimi, yritystiedot (toimiala, yrityksen koko ja sijainti), selaimen tyyppi ja versio, laitetiedot, verkkosivuston käyttö, kuten vierailutiheys ja -ajat, mukaan lukien toistuvat vierailut ja vuorovaikutusmallit, liikenteen alkuperä (esim. kampanja, viittaus tai orgaaninen), CRM-integraatio (esim. HubSpot seurantaa varten), evästeet ja vastaavat seurantatekniikat (katso myös evästekäytäntömme).
• Tiedot, jotka liittyvät kolmansilta peräisin oleviin tai kolmansille tarkoitettuihin sähköisiin viesteihin, sekä tiedot, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden kolmansien osapuolten kanssa.
Kolmansilta osapuolilta saadut tiedot
Periaatteessa saamme henkilötiedot suoraan asianomaisilta henkilöiltä tai yrityksiltä, joissa he työskentelevät. Lisäksi voimme saada henkilötietoja kolmansilta osapuolilta, nimittäin:
• Julkiset yritystietokannat, kuten kauppakamari.
• Liidien tuottamiseen erikoistuneet kumppanit.
• HB RTS -kumppanit tai tytäryhtiöt.
• Sosiaalisen median alustat, kun olet vuorovaikutuksessa sisältömme kanssa, tällä hetkellä LinkedIn ja Facebook.
Uutiskirjeet
Kun tilaat uutiskirjeitämme , käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:
• Nimesi.
• Sähköpostiosoitteesi.
• Yrityksesi nimi.
Kamera valvonta
Toimipisteissämme käytämme kameravalvontaa, jossa tehdään videotallenteita ja tallennetaan tallennuksen päivämäärä ja kellonaika.
3. Lailliset käsittelyperusteet ja tarkoitukset
Käsittelemme henkilötietojasi yhden tai useamman seuraavista laillisista käsittelyperusteista:
a. Jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa olet osapuolena, tai suorittaaksemme esisopimuksellisia toimia pyynnöstäsi.
b. Jos tämä on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
c. Jos se on tarpeen meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen ajamiseksi.
d. Suostumuksesi.
Kun käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, pyydämme sinulta suostumuksen erikseen. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaa, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta henkilötietojesi käsittelyn laillisuuteen ennen peruuttamista.
Käytämme edellä mainittuja henkilötietoja alla mainittuihin tarkoituksiin. Olemme ilmoittaneet kunkin tarkoituksen osalta, mihin edellä mainituista oikeudellisista perusteista (a–d) perustuen teemme tämän. Jos käsittely perustuu ”oikeutettuun etuun”, selitämme tämän edun lyhyesti. Jos sinulla on tähän liittyen erityisiä kysymyksiä, voit tietysti ottaa meihin yhteyttä.
• Pyydettyjen tuotteiden, logistiikkapalvelujen ja RTI-palvelujen toimittaminen ja parantaminen, mukaan lukien tarjousten laatiminen ja toimittaminen (a, b ja c: tuotteidemme ja palveluidemme tarjoaminen ja parantaminen);
• Hallinnollisia tarkoituksia varten, mukaan lukien korvauksien tai etuuksien, tulojen ja menojen laskeminen tai kirjaaminen sekä saatavien maksaminen ja periminen (mukaan lukien perintätoimistojen tai ulosottomiehen käyttäminen) (a, b ja c: oikean hallinnon merkitys);
• Valmistettujen tuotteiden ja palvelujen valitusten ja riitojen käsittely (a, b ja c: oikeuksien puolustaminen, olemassa olevien suhteiden ylläpitäminen ja parantaminen huolellisella valitusten käsittelyllä sekä tuotteiden ja palvelujen laadun parantaminen);
• Asiakassuhteiden hallinta, markkinointitarkoitukset ja viestintä kanssanne, esimerkiksi verkkosivustomme yhteydenottolomakkeen tai uutiskirjeidemme kautta, mukaan lukien markkinointi (a, b, c: tärkeys tuoda tuotteitamme ja palveluitamme (potentiaalisten) asiakkaidemme tietoon, d);
• Verkkosivustomme hallinnointi, suojaaminen ja parantaminen, mukaan lukien verkkosivuston liikenteen ja käyttäjien käyttäytymisen analysointi analyyttisten ja markkinointikookien avulla (c: turvallisen ja optimoidun verkkosivuston sekä optimoidun tuote- ja palvelutarjonnan merkitys, d);
• Tilauksien tekeminen tai palvelujen ostaminen (a, b ja c: intressimme pitää kirjanpitoa asianmukaisesti);
• Hakemuksesi käsittely (a, b, c: oikeutettu etumme arvioida, oletko sopiva tehtävään, ja d: suostumus, jos haluat pysyä portfoliossamme);
• Omaisuuden ja henkilöiden suojelu sekä petosten ja väärinkäytösten ehkäisy (c: vierailijoiden, työntekijöiden ja yrityksen omaisuuden turvallisuuden varmistamisen merkitys);
• Auditointien ja muiden sisäisten tarkastusten suorittaminen (a, b ja c: kiinnostuksemme asianmukaisen kirjanpidon suorittamiseen);
• Lakisääteisten ja yhtiöjärjestyksessä määriteltyjen velvoitteidemme täyttäminen (b, c: näiden velvoitteiden täyttämisen merkitys).
Emme käytä henkilötietoja automatisoituun päätöksentekoon GDPR-asetuksen 22 artiklan tarkoittamassa merkityksessä.
4. Henkilötietojen jakaminen
Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille (sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisille ”vastaanottajille”), ellei se ole välttämätöntä tässä tietosuojaselosteessa esitettyjen tarkoitusten asianmukaiseksi toteuttamiseksi, ellei laki velvoita meitä siihen tai ellei sinä ole antanut siihen suostumustasi. Kolmannet osapuolet, joille henkilötietoja luovutetaan, ovat velvollisia käsittelemään henkilötietojasi luottamuksellisesti. Jos nämä osapuolet täyttävät sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisen ”käsittelijän” määritelmän, varmistamme, että näiden osapuolten kanssa tehdään GDPR:n vaatimukset täyttävä käsittelyn sopimus. Kolmannet osapuolet, jotka tarjoavat meille palveluja itsenäisinä rekisterinpitäjinä, kuten tilintarkastajat ja notaarit, ovat itse vastuussa henkilötietojesi (jatkokäsittelystä) sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Voimme jakaa tietoja seuraavien tahojen kanssa:
• HB RTS:n tytäryhtiöt.
• Logistiikkakumppanit ja palveluntarjoajat.
• IT- ja pilvipalvelujen tarjoajat.
• Oikeudelliset, taloudelliset tai compliance-neuvonantajat.
• Oikeudelliset seuraajamme, jos yrityksemme ostetaan tai sulautuu toiseen yritykseen, esimerkiksi konkurssitapauksessa, sekä kolmannet osapuolet, jotka ovat osallisina tällaisessa suunnitellussa tai toteutuneessa liiketoimessa.
• Tuomioistuimet ja viranomaiset, kun laki sitä edellyttää.
• Muut osapuolet, kuten valvontaviranomaiset ja muut viranomaiset, kun se on lain mukaan pakollista tai kun olet antanut siihen suostumuksesi.
Emme myy henkilötietojasi.
5. Tietojen kansainvälinen siirto
Jotta voimme toimittaa tuotteitamme ja palveluitamme, siirrämme henkilötietojasi palveluntarjoajille Euroopan talousalueen ulkopuolelle, nimittäin Yhdistyneeseen kuningaskuntaan, Sveitsiin ja Yhdysvaltoihin. Siirrot Yhdistyneeseen kuningaskuntaan ja Sveitsiin perustuvat Euroopan komission riittävyyttä koskeviin päätöksiin , jotka löydät täältä. Tämä tarkoittaa, että henkilötietosi ovat siellä asianmukaisesti suojattuja GDPR:n mukaisesti.
Henkilötietojesi siirto Yhdysvaltoihin kuuluu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (DPF) piiriin, edellyttäen että taho, jolle siirrämme henkilötietojasi, on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen DPF:n mukaisesti. Lisätietoja ja luettelo sertifioiduista osapuolista löytyy täältä. Jos näin ei ole, solmimme kyseisen osapuolen kanssa Euroopan komission vakiomuotoiset sopimuslausekkeet (Standard Contractual Clauses). Ennen henkilötietojesi siirtämistä arvioimme, onko lisätoimenpiteitä tarpeen asianmukaisen suojan tason varmistamiseksi.
Älä epäröi ottaa meihin yhteyttä, jos haluat lisätietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle tapahtuviin tietojen siirtoihin sovellettavista asianmukaisista tai sopivista takeista tai jos haluat saada niistä kopion.
6. Säilytysajat
Emme säilytä henkilötietojasi tunnistettavassa muodossa kauemmin kuin on tarpeen tämän tietosuojaselosteen sisältämien tarkoitusten toteuttamiseksi. Tarkemmin sanottuna noudatamme seuraavia säilytysaikoja:
- Henkilötiedot, jotka on säilytettävä yleisen verolain 52 §:n nojalla, säilytetään seitsemän vuoden ajan (siitä vuodesta alkaen, jona kyseiset tiedot ovat menettäneet ajankohtaisen arvonsa (verotuksellisessa) liiketoiminnassa) koska meillä on verotusta koskeva säilytysvelvollisuus yleisen verolain 52 §:n 4 momentin nojalla.
- Markkinointitiedot: rekisteröitymisen peruuttamiseen (opt-out) tai poistopyyntöön asti.
- Verkkosivuston lokit: 12–24 kuukautta.
- Hakemuksesi yhteydessä meille toimittamasi henkilötiedot säilytetään neljän viikon ajan hakumenettelyn päättymisestä. Jos annat siihen luvan, voimme säilyttää henkilötietojasi kuuden kuukauden ajan hakumenettelyn päättymisestä. Tämä antaa meille mahdollisuuden ottaa sinuun yhteyttä mahdollisten tulevien avoimien työpaikkojen varalta HB RTS:llä. Kun aloitat työsuhteen HB RTS:llä, antamasi hakijatietoja tallennetaan henkilöstötiedostoosi.
- Kamerakuvat säilytetään 7 päivää.
Yllä mainittuja erityisiä säilytysaikoja voidaan pidentää, jos lakisääteiset säilytysvelvollisuudet ovat tai tulevat voimaan. Voimme myös säilyttää henkilötietoja pidempään, jos se on tarpeen oikeutettujen etujemme vuoksi, esimerkiksi tapahtumien ja/tai oikeudellisten riitojen käsittelyä varten.
7. Yksityisyydensuojasi oikeudet
Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen:
- oikeus pyytää, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja jos käsittelemme, oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja tiettyihin tietoihin henkilötietojesi käsittelystä;
- oikeus oikaista henkilötietojasi, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia;
- oikeus saada henkilötietosi poistettua (”oikeus tulla unohdetuksi”);
- oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä;
- oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojesi käsittelyyn, jos käsittely perustuu suostumukseesi;
- oikeus vastaanottaa tai luovuttaa henkilötietojasi valitsemallesi kolmannelle osapuolelle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (”oikeus tietojen siirrettävyyteen”).
Emme käytä automatisoitua päätöksentekoa GDPR-asetuksen 22 artiklan tarkoittamassa merkityksessä.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä yllä mainittujen yhteystietojen kautta. Pyydämme sinua ilmoittamaan, mihin käsittelytoimiin tai henkilötietoihin pyyntösi liittyy.
Jotta emme luovuttaisi tietoja väärälle henkilölle, voimme pyytää sinulta lisätietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi. Ilmoitamme sinulle periaatteessa viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta, voimmeko täyttää pyyntösi. Tätä määräaikaa voidaan tietyissä tapauksissa, esimerkiksi monimutkaisten pyyntöjen yhteydessä, pidentää kahdella kuukaudella. Ilmoitamme sinulle tällaisesta pidennyksestä viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta. Tietosuojalainsäädännön nojalla voimme tietyissä olosuhteissa hylätä pyyntösi. Jos näin on, selitämme sinulle syyn. Lisätietoja yksityisyydensuojan oikeuksistasi löytyy Autoriteit Persoonsgegevens-viranomaisen verkkosivuilta.
Jos sinulla on valitusta henkilötietojesi käsittelystä, pyrimme ratkaisemaan asian yhdessä kanssasi. Jos tämä ei johda toivottuun tulokseen, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Alankomaissa tämäviranomainen onAutoriteit Persoonsgegevens. Jos asut tai työskentelet jossakin muussa Euroopan unionin maassa, voit tehdä valituksen kyseisen maan valvontaviranomaiselle.
8. Turvallisuustoimenpiteet
Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä katoamiselta, tuhoamiselta, vahingoittumiselta, muuttamiselta tai paljastamiselta. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi turvallisuudesta tai jos epäilet väärinkäyttöä tai havaitset merkkejä siitä, ota meihin yhteyttä osoitteessa: privacy@hbrts.com.
9. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi muutettu 4. helmikuuta 2026. Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Uusin versio tästä tietosuojaselosteesta julkaistaan aina verkkosivustollamme. Jos tehdään merkittäviä muutoksia, joilla voi olla merkittävä vaikutus yhteen tai useampaan asianomaiseen, pyrimme ilmoittamaan asiasta suoraan kyseisille henkilöille.