Privacy verklaring

PRIVACYVERKLARING – HB RTS

1. Inleiding

HB RTS (“wij”, “ons”, “onze”) zet zich in voor de bescherming van de privacy van alle bezoekers van onze internationale website en gebruikers van onze diensten. Deze Privacyverklaring legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Met betrekking tot deze verwerking van uw persoonsgegevens kwalificeert HB RTS als de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”). Het begrip ‘persoonsgegevens’ omvat alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

In deze Privacyverklaring informeren wij u onder meer over het gebruik van uw persoonsgegevens en uw privacyrechten. Neem gerust contact met ons op als u aanvullende vragen heeft. Onze contactgegevens zijn:

HB RTS Holding B.V.

Fermiweg 41

3542 CB Utrecht

Nederland

privacy@hbrts.com

+31 (0)30 - 78 20 979

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Klanten

Wij kunnen de volgende (categorieën) persoonsgegevens verwerken van onze (potentiële) klanten en hun contactpersonen:

• Naam- en adresgegevens (naam, voornamen, initialen, titels, geslacht, adres, postcode, functietitel) zoals verstrekt door de klant.

• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e‑mailadres en vergelijkbare gegevens die nodig zijn voor communicatie) zoals verstrekt door de klant.

• Betalingsgegevens, waaronder bankrekeninginformatie zoals verstrekt door de klant.

• Aanvullende informatie, zoals de branche van de klant, bedrijfsnaam, informatie over de werkgeschiedenis van de contactpersoon (bijv. eerdere organisaties waar iemand heeft gewerkt), geslacht van de contactpersoon/personen, voorkeurstaal voor correspondentie, interessegebieden, huisadres, geboortedatum, naam van echtgenoot/partner, hobby’s en andere persoonlijke notities zoals verzameld tijdens contactmomenten met de contactpersoon/personen van de klant.

• Overige gegevens waarvan de verwerking vereist is op grond van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals verstrekt door de klant, verkregen uit een openbare bron zoals het Handelsregister, of ontvangen van toezichthoudende of regelgevende instanties of een andere derde partij.

Leveranciers

HB RTS verwerkt de volgende (categorieën) persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij deze leveranciers:

• Naam- en adresgegevens (naam, voornamen, initialen, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals verstrekt door de (contactpersonen van de) leverancier.

• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e‑mailadres en vergelijkbare gegevens die nodig zijn voor communicatie) zoals verstrekt door de (contactpersonen van de) leverancier.

• Gegevens voor het plaatsen van bestellingen of het inkopen van diensten, het berekenen en registreren van vergoedingen en kosten, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals verstrekt door de (contactpersonen van de) leverancier.

• Overige gegevens van leveranciers waarvan de verwerking vereist is op grond van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals verstrekt door de (contactpersonen van de) leverancier of verkregen uit openbare bronnen zoals het Handelsregister.

Sollicitanten

HB RTS kan de volgende (categorieën) persoonsgegevens van sollicitanten verwerken, zoals verstrekt door u of door uw referent:

• Contactgegevens (naam, voornamen, initialen, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats).

• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e‑mailadres en vergelijkbare gegevens die nodig zijn voor communicatie).

• Nationaliteit en geboortedatum.

• Beschikbaarheid, cv en arbeidsverleden (kopieën van diploma’s, certificaten, referentiebrieven), motivatiebrief en, indien relevant voor de vacature: referenties zoals verstrekt door de sollicitant of de referent.

• Gegevens over de functie waarop is gesolliciteerd, notities van sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met de sollicitant.

Derden

Wij verwerken (categorieën) persoonsgegevens van derden, zoals bezoekers van onze website en referenten van sollicitanten:

• Naam- en adresgegevens (naam, voornamen, initialen, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover bij ons bekend.

• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e‑mailadres en vergelijkbare gegevens die nodig zijn voor communicatie), voor zover bij ons bekend.

• Automatisch verzamelde informatie bij bezoeken aan onze website, waaronder uw IP‑adres, bedrijfsnaam geïdentificeerd via IP‑herkenning, bedrijfsgegevens (branche, bedrijfsgrootte en locatie), browsertype en -versie, apparaatgegevens, websitegebruik zoals bezoekfrequentie en -momenten, inclusief terugkerende bezoeken en interactiepatronen, herkomst van verkeer (bijv. campagne, verwijzing of organisch), CRM‑integratie (bijv. HubSpot voor opvolging), cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën (zie ook onze Cookie Policy).

• Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bedoeld voor derden en gegevens die nodig zijn om contact met deze derden te onderhouden.

Gegevens verkregen van derden

In beginsel verkrijgen wij persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkenen of het bedrijf waarvoor zij werkzaam zijn. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van derden, namelijk:

• Openbare bedrijfsdatabases, zoals de Kamer van Koophandel.

• Leadgeneratiepartners.

• HB RTS‑partners of dochterondernemingen.

• Socialmediaplatforms wanneer u interactie heeft met onze content, momenteel LinkedIn en Facebook.

Nieuwsbrieven

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens wanneer u onze nieuwsbrieven ontvangt:

• Uw naam.

• Uw e‑mailadres.

• Uw bedrijfsnaam.

Cameratoezicht

Op onze locaties maken wij gebruik van cameratoezicht waarbij video-opnamen worden gemaakt en de datum en het tijdstip van de opname worden verwerkt.

3. Wettelijke verwerkingsgrondslagen en doeleinden

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende wettelijke verwerkingsgrondslagen:

a. Indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek precontractuele handelingen te verrichten.

b. Indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

c. Indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde.

d. Uw toestemming.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan u vragen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Wij wijzen u erop dat het intrekken van uw toestemming geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór het moment van intrekking.

Wij gebruiken de bovenstaande persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden. Daarbij hebben wij per doel aangegeven op basis van welke van de bovengenoemde wettelijke grondslagen (a tot en met d) wij dit doen. Indien de verwerking is gebaseerd op het beginsel van ‘gerechtvaardigd belang’, lichten wij dit belang kort toe. Als u hierover specifieke vragen hebt, kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

• Het leveren en verbeteren van de gevraagde producten, logistieke diensten en RTI‑gerelateerde diensten, waaronder het opstellen en verstrekken van offertes (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van onze producten en diensten);

• Voor onze administratie, waaronder het berekenen of registreren van vergoedingen of voordelen, inkomsten en uitgaven, en het betalen en innen van vorderingen (waaronder het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: het belang van een correcte administratie);

• Het kunnen behandelen van klachten en geschillen over onze producten en diensten (a, b en c: het verdedigen van rechten, het onderhouden en verbeteren van bestaande relaties door een zorgvuldige klachtenafhandeling, en het verbeteren van de kwaliteit van onze producten en diensten);

• Het beheren van klantrelaties, marketingdoeleinden en communicatie met u, bijvoorbeeld via het contactformulier op onze website of via onze nieuwsbrieven, inclusief marketing (a, b, c: het belang om onze producten en diensten onder de aandacht te brengen van onze (potentiële) klanten, d);

• Het beheren, beveiligen en verbeteren van onze website, waaronder het analyseren van websiteverkeer en gebruikersgedrag via analytische en marketingcookies (c: het belang van een veilige en geoptimaliseerde website en een geoptimaliseerd aanbod van onze producten en diensten, d);

• Het plaatsen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: ons belang bij het voeren van een correcte administratie);

• Het behandelen van uw sollicitatie (a, b, c: ons gerechtvaardigd belang om te beoordelen of u geschikt bent voor de functie, en d: toestemming indien u in onze portefeuille wilt blijven);

• De bescherming van eigendommen en personen, evenals de preventie van fraude en misbruik (c: het belang om de veiligheid van bezoekers, medewerkers en bedrijfsmiddelen te waarborgen);

• Het uitvoeren van audits en andere interne controles (a, b en c: ons belang bij het voeren van een correcte administratie);

• Het voldoen aan onze wettelijke en statutaire verplichtingen (b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

Wij gebruiken geen persoonsgegevens voor geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.

4. Delen van persoonsgegevens

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de toepasselijke privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de juiste uitvoering van de doeleinden zoals uiteengezet in deze Privacyverklaring, indien de wet ons hiertoe verplicht, of wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens beschikbaar worden gesteld, zijn verplicht uw persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen. Indien deze partijen kwalificeren als ‘verwerker’ in de zin van de toepasselijke privacywetgeving, zorgen wij ervoor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die voldoet aan de vereisten van de AVG. Derden die diensten aan ons leveren als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke, zoals accountants en notarissen, zijn zelf verantwoordelijk voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

Wij kunnen gegevens delen met:

• Dochterondernemingen van HB RTS.

• Logistieke partners en dienstverleners.

• IT‑ en clouddienstverleners.

• Juridische, financiële of compliance‑adviseurs.

• Onze rechtsopvolgers indien wij worden overgenomen of fuseren met een ander bedrijf, bijvoorbeeld in geval van faillissement, evenals met derden die betrokken zijn bij een dergelijke voorgenomen of daadwerkelijke transactie.

• Rechtbanken en overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere autoriteiten, wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

5. Internationale doorgifte van gegevens

Om onze producten en diensten te kunnen leveren, dragen wij uw persoonsgegevens over aan dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte, namelijk het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en de Verenigde Staten. De doorgiften naar het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland zijn gebaseerd op de adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie, die u hier kunt vinden. Dit betekent dat uw persoonsgegevens daar adequaat worden beschermd in overeenstemming met de AVG.

De doorgiften van uw persoonsgegevens naar de Verenigde Staten vallen onder het EU‑US Data Privacy Framework (DPF), mits de partij aan wie wij uw persoonsgegevens overdragen is gecertificeerd onder het EU‑US DPF. U kunt meer informatie en de lijst van gecertificeerde partijen hier vinden. Indien dit niet het geval is, sluiten wij met deze partij de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses). Voordat wij uw persoonsgegevens overdragen, beoordelen wij of aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn om een passend beschermingsniveau te waarborgen.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen indien u meer informatie wenst over de passende of geschikte waarborgen die gelden voor gegevensdoorgiften buiten de Europese Economische Ruimte, of indien u een kopie hiervan wilt ontvangen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet in identificeerbare vorm langer dan noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren die in deze Privacyverklaring zijn opgenomen. Meer specifiek hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen moeten worden bewaard, worden gedurende 7 jaar bewaard (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele waarde voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren), in verband met de op ons rustende fiscale bewaarplicht op grond van artikel 52(4) van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

• Marketinggegevens: tot het moment van uitschrijving (opt-out) of een verzoek tot verwijdering.

• Website-logs: 12–24 maanden.

• De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt in het kader van uw sollicitatie worden tot vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor toestemming geeft, kunnen wij uw persoonsgegevens tot 6 maanden na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren. Dit biedt ons de mogelijkheid om u te benaderen voor eventuele toekomstige vacatures bij HB RTS. Wanneer u in dienst treedt bij HB RTS, worden de door u verstrekte sollicitatiegegevens onderdeel van uw personeelsdossier.

• Camerabeelden worden 7 dagen bewaard.

De bovenstaande specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn of van toepassing worden. Wij kunnen persoonsgegevens ook langer bewaren indien dit noodzakelijk is in het licht van onze gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld voor de afhandeling van incidenten en/of juridische geschillen.

7. Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door ons:

• het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;

• het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;

• het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);

• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;

• het recht om toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;

• het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’).

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via de bovengenoemde contactgegevens. Wij verzoeken u om hierbij aan te geven op welke verwerkingsactiviteiten of welke persoonsgegevens uw verzoek betrekking heeft.

Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

8. Beveiligingsmaatregelen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, wijziging of openbaarmaking. Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u misbruik vermoedt of signalen daarvan ziet, neem dan contact met ons op via: privacy@hbrts.com.

9. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 4 februari 2026. Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie van deze Privacyverklaring zal altijd op onze website worden gepubliceerd. Indien er substantiële wijzigingen worden aangebracht die een significante impact kunnen hebben op één of meer van de betrokkenen, zullen wij ons inspannen om deze betrokkenen rechtstreeks te informeren.